Qualifikation und Motivation der Beschäftigten sind und bleiben erfolgskritische Faktoren der Verwaltung. Immer weniger Personal muss nicht weniger, sondern quantitativ und qualitativ mehr Arbeit bewältigen. Außerdem nimmt die Erwartungshaltung an die Serviceleistung der Verwaltung weiter zu. Erwartet wird auch, dass Flexibilität im Umgang mit neuen Aufgaben oder neuen fachlichen und technischen Anforderungen gewährleistet wird.

Der zum Beispiel bei Querschnittsaufgaben steigende Wettbewerb zwischen Verwaltungen sowie neue Möglichkeiten in der Informations- und Kommunikationstechnologie führen auch zu neuen Gestaltungsmöglichkeiten. Verwaltungen differenzieren sich zunehmend durch die Kompetenz ihrer Beschäftigten und die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse.

Insbesondere dann, wenn es um die Einführung neuer IT-Lösungen geht, reicht es nicht mehr aus, Lösungen für die organisatorischen Problemstellungen zu finden. Die Organisation muss sich auch mit der Frage auseinander setzen, wie das vorhandene Personal für die neue Art der Aufgabenerledigung befähigt werden kann.

Nur bedarfsgerecht qualifiziertes Personal ermöglicht die Umsetzung einer optimalen Organisationsstruktur und effizienter Prozesse. Die Modernisierung von Verwaltungen kann nur mit engagierten Beschäftigten gelingen, die Veränderungsprozesse aktiv mitgestalten und sich selbst an den Veränderungen ausrichten. Es ist daher wichtig, die Motivation der Beschäftigten für ihre eigene Weiterentwicklung zu erhalten und weiter zu fördern. Eine zielgerichtete Personalentwicklung ist elementarer Bestandteil von Reformprozessen auch in der öffentlichen Verwaltung. Mit ihr sollen das Leistungs- und Entwicklungspotenzial der Beschäftigten erkannt, gezielt erhalten und verwendungsbezogen oder verwendungsneutral weiter entwickelt werden. Dabei ist es wichtig, die Interessen der Beschäftigten soweit wie möglich mit einzubeziehen, um deren Motivation und Arbeitszufriedenheit zu fördern.

Auf der operativen Ebene geht es um die Anpassungsentwicklung von Beschäftigten an die auf ihrer aktuellen Stelle jeweils erforderlichen Qualifikationen. Hier können auch durch die Neugestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation (zum Beispiel durch Delegation von Entscheidungskompetenzen, Aufhebung von Spezialisierung) oder die Einführung neuer Führungs- und Organisationskonzepte leistungsfördernde Impulse ausgelöst werden.

Auf der strategischen Ebene geht es um die Weiterentwicklung der Informations- und Wissensbasis innerhalb einer Organisationseinheit oder der gesamten Verwaltung. Personalentwicklung ist daher nicht nur stellenbezogen erforderlich, sondern kann auch gruppenorientierte Lernprozesse anstoßen. In diesem Fall richtet sich die Personalentwicklung nicht nach einzelnen Beschäftigten und ihren individuellen Lernbedürfnissen, sondern nach den Lernbedürfnissen der Organisation und deren Entwicklungserfordernissen. Die angestoßenen Lernprozesse sollen die Beschäftigten befähigen, Probleme ihres Arbeitsbereichs zu erkennen, diese zu analysieren und eigenständig Lösungen zu entwickeln. Die so genannte "Lernende Organisation" stellt sich einem kontinuierlichen Entwicklungsprozess, bei dem nicht mehr erforderliches Handeln aufgegeben und soweit erforderlich an die Erfordernisse angepasstes, neues Handeln aufgenommen wird. Die Lernende Organisation ist aktiv und wandlungsbereit, Veränderung und Anpassung sind Daueraufgaben.

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