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1.2 Organisation in ganzheitlichen Kontext

Organisation ist integraler Bestandteil des Managements. Strategische Planung, Organisation, Kultur und IT müssen aufeinander abgestimmt werden.

Organisation ist ebenso ein Element in der verwaltungsinternen Wirkungskette und neben den Bereichen der strategischen Planung, Personalführung und Controlling wichtiges Handlungsfeld des Managements.

Grafik: Organisation im ganzheitlichen Kontext Organisation im ganzheitlichen KontextOrganisation im ganzheitlichen Kontext

Zielsetzung und Aufgaben öffentlicher Verwaltungen beruhen auf politischen Vorgaben und entwickeln sich im Rahmen staatlicher Handlungserfordernisse. Die politischen Zielsetzungen beinhalten dabei auch die Erwartungen an die Ergebnisse und den gesellschaftlichen Nutzen des Verwaltungshandelns. Die hieraus abgeleitete Definition und Festlegung der behördlichen Ziele sowie die zu deren Erreichung erforderliche Behördenstrategie wirken auf alle, die Aufgabenerledigung beeinflussenden Elemente der Verwaltung. Hierzu gehören:

  • Personal (Anzahl und Qualifikation),
  • Organisation (Aufbau- und Ablauforganisation),
  • Informationstechnik (Grad der Automatisierung und Unterstützung) und
  • Haushalt (Finanzen).

Diese Bereiche beeinflussen sich gegenseitig und wirken so auf die Ergebnisse der Verwaltungsarbeit, die erbrachten Dienstleistungen und Produkte insgesamt. Beispiele zur Wechselwirkung:

  • Die Höhe der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel beeinflusst den Grad der IT-Unterstützung und die Anzahl, ggf. sogar die Qualifikation der Beschäftigten.

  • Die zur Verfügung stehende IT-Ausstattung kann die Effizienz der Geschäftsprozesse unterstützen.

  • Die Qualifikation der Beschäftigten kann sowohl die Aufbau- als auch die Ablauforganisation und die Zielerreichung der Behörde beeinflussen (Delegationsgrad, Leitungsspanne).

  • Die prozessorientierte Ausrichtung der Organisation kann Veränderungen der Aufbauorganisation nach sich ziehen.

Das Zusammenspiel der Komponenten entscheidet über die Qualität des Verwaltungshandelns. Es stellt einen erfolgskritischen Faktor auf dem Weg zu einer effektiven und effizienten Aufgabenerledigung dar. Eine isolierte Betrachtung und Gestaltung der Komponenten kann daher heute nicht mehr zielführend sein. Vielmehr ist eine vernetzte und ganzheitliche Herangehensweise erforderlich.

Die bestehenden Abhängigkeiten und Wechselwirkungen erfordern übergreifendes Wissen und das integrative Denken hinsichtlich der relevanten, mitunter sehr komplexen, Zusammenhänge. Wenn an einer Schraube gedreht wird, ergibt sich in der Regel nicht nur der gewünschte Effekt, sondern noch zahlreiche ungewollte und teilweise auch unerkannte Nebeneffekte, die das Gesamtergebnis negativ beeinflussen können. Nur wenn die im Gesamtsystem insgesamt eintretende Wirkung überblickt werden kann, kann ein positiver Gesamteffekt erreicht werden. Diese Zusammenhänge müssen bei allen organisatorischen Maßnahmen, auch bei der Planung und Durchführung von Organisationsuntersuchungen berücksichtigt werden.

Der ganzheitliche Ansatz muss bereits bei der Festlegung der Ziele einer Organisationsuntersuchung greifen. Veränderungen in einem Bereich wirken oftmals auch in andere Bereiche hinein. Dies muss bei der Festlegung des Untersuchungsbereichs genauso berücksichtigt werden wie bei der Analyse der Ist-Situation und bei der Soll-Konzeption. Lösungsansätze können unmittelbar oder mittelbar Einfluss auf andere Bereiche nehmen. Ein Untersuchungsbereich muss im Kontext seiner organisatorischen Einordnung in die Behörde und seiner Wirkungsketten betrachtet werden.

Ein ganzheitlicher Ansatz umfasst auch untrennbar die Notwendigkeit der Entwicklung einer, die Behördenstrategie unterstützenden IT-Strategie. Ein in der Vergangenheit häufig anzutreffendes Vorgehen, bestehende Problembereiche durch Einzel- oder Insellösungen anzugehen, führt zwar zu kurzfristigen Verbesserungen, jedoch langfristig zu Mehraufwand und fehlender Investitionssicherheit. Wenn die Einbettung in eine Gesamtstrategie fehlt, stellen solche Einzelmaßnahmen oftmals nur Zwischenlösungen dar, durch die Probleme zwar reduziert, jedoch nicht beseitigt werden. Ein Vorgehen ohne Gesamtstrategie bindet Personalkapazitäten und Haushaltsmittel, die zur Lösung der eigentlichen Kernprobleme dann nicht mehr zur Verfügung stehen.

Auch bei der technischen Weiterentwicklung muss der Blick über den eigentlichen Unterstützungsbereich hinausgehen, um einerseits Insellösungen zu vermeiden und ggf. mit geringem Mehraufwand andere Einsatzbereiche gleich mit abzudecken.

Bei der Soll-Konzeption müssen Lösungen ganzheitlich auf ihren Wirkungskreis hin betrachtet werden. So darf eine Verbesserung im Bereich A nicht mittelbar zu einer unerwarteten Verschlechterung oder zu einem ungewollten Personalmehrbedarf im Bereich B führen, bei dem das Gesamtergebnis der beabsichtigten Maßnahmen ins Negative verkehrt wird. Durch die Festlegung einer geeigneten Methodik ist das integrative Zusammenwirken der betroffenen Bereiche sicherzustellen.

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