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2.3.2 Ist-Analyse

Die in der Ist-Erhebung ermittelten Daten werden einer detaillierten Analyse unterzogen. Sie dient der Ermittlung von Soll-/Ist-Abweichungen und dem Erkennen von Mängeln und Schwachstellen in der Organisation und sucht nach deren Ursachen.

Je nach Untersuchungsschwerpunkt werden während der Ist-Analyse:

  • die Aufgaben (strategisch) des Untersuchungsbereichs hinterfragt und bewertet,
  • die bestehenden Prozesse analysiert,
  • die Bearbeitungszeiten und Mengen aufbereitet,
  • die organisatorischen Strukturen hinterfragt.

Ziel der Analyse ist das Aufdecken von Optimierungspotentialen. Die Hinweise und Anregungen der Beschäftigten werden als zusätzliche Quelle für mögliche Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten ausgewertet.

Zur Analyse der Daten stehen verschiedene Analysemethoden zur Verfügung:

AufgabenkritikProzessoptimierungPersonalbedarfsermittlung
FokusAufgabenProzesseAufgaben mit Bearbeitungszeiten
und Mengen
AnalysemethodenABC-Analyse
SWOT-Analyse
Portfolioanalyse
FMEA
Ursache-
Wirkungs–Diagramm
SWOT-Analyse

Analysemethoden in Abhängigkeit zum Untersuchungsschwerpunkt

Die ermittelten Schwachstellen und Problembereiche sind zu dokumentieren.

Checkliste der möglichen Schwachstellen

  • … im Bereich der Aufgaben

    • überflüssige Aufgaben
    • zu einfache/komplexe Aufgaben
    • unvollständig oder schlecht dokumentierte Aufgaben
    • ungenau abgegrenzte Aufgabenbereiche
    • unklare Aufgabenstellungen
    • mangelnde Aufgabenkompetenz
    • Ort und Zeit der Aufgabenerfüllung ungeeignet
    • fehlende Aufgabenpriorisierung
    • monotone Aufgaben
    • Doppelarbeit
    • große Schwankungen im Arbeitsaufkommen
  • … im Bereich der Beschäftigten

    • unzureichend qualifizierte oder überqualifizierte Beschäftigte
    • einseitige Abhängigkeiten
    • nicht motivierte Aufgabenträger
    • zu wenig/viel Personal
    • falsch platzierte Beschäftigte
    • zu hohe Personalkosten
    • mangelnde Führungskompetenzen
  • …im Bereich der eingesetzten Sachmittel und des Arbeitsumfeldes

    • unzweckmäßige und unzureichende Sachmittel
    • unzweckmäßiges Arbeitsumfeld
    • ungeeigneter Standort/lange Wege
    • hohe Entwicklungs- und Wartungskosten
    • nicht ausreichende oder falsch terminierte Verfügbarkeit
    • nicht kompatibel/normengerecht
    • hohe Störanfälligkeit
  • … im Bereich der Informationen

    • fehlende Informationen/Informationsüberflutung
    • schlecht oder uneinheitlich aufbereitete Informationen
    • falscher Informationszeitpunkt
    • zu viele Informationen
    • aufwändig zu findende Informationen
    • unvollständige Informationen
    • Informationsbereitstellung am falschen Ort
  • … innerhalb der Prozesse

    • zu viele Aufgabenträgerwechsel/Schnittstellen
    • zu viele Rückkopplungen
    • zu viele/wenige Verzweigungen
    • logisch ungeeignete Reihenfolge der Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel oder Informationen
    • Mehrfachdurchläufe (Kreisen des Prozesses)
    • Doppelarbeit (gleicher Prozess läuft parallel ab oder innerhalb eines Prozesses werden identische Arbeitsschritte an verschiedenen Stellen wahrgenommen) unklare Prozessauslösung und undefiniertes Prozessende
    • unzweckmäßige Gruppierung von Objekten/Verrichtungen
    • ungeeignete räumliche Folgebeziehungen
    • fehlende Berücksichtigung der Kundeninteressen
    • fehlender Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
    • fehlende/unzureichende Prozessdokumentation
    • fehlende Qualitätssicherung
  • … im Bereich der Funktionen (Stellen, Kompetenzen)

    • überflüssige Stabsstellen
    • zu starke Spezialisierung
    • mangelnde Zusammenführung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
    • umständliche Kommunikationswege
    • ungleichmäßige Kapazitätsauslastung
    • fehlende Aufstiegsmöglichkeiten/Anreize
    • zu zentrale/dezentrale Strukturen

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