Aktuelle Inhalte aus dem Organisationshandbuch

6.4.5 Präsentationstechnik

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Methoden und Techniken

Präsentationstechniken dienen in erster Linie der Visualisierung der Informationen eines Vortrages. Die Adressaten des Vortrages nehmen die dargebotenen Informationen nicht nur über das Gehör sondern zusätzlich visuell auf. Das hat zur Folge, dass Inhalte besser verstanden werden und sich auch besser einprägen. Darüber hinaus helfen Präsentationstechniken, einen Vortrag interessanter und ansprechender zu gestalten. Eine Präsentation kann verschiedene Ziele verfolgen. Intention der vortragenden Person kann zum einen die Information eines Adressatenkreises sein, zum anderen kann eine Präsentation natürlich auch dazu dienen, die Zielgruppe von einer Lösungsalternative oder einer Idee zu überzeugen. Das Ziel einer Präsentation hat Einfluss auf den Inhalt und den Aufbau einer Präsentation und deren Vortragsweise. Für eine Präsentation können verschiedene Medien eingesetzt werden, zum Beispiel Flipchart, Pinnwand und Beamer.

6.4.5.1 Einsatzbereiche

Präsentationstechniken kommen zum Einsatz, wenn einem Adressatenkreis Informationen oder Sachverhalte anschaulich vermittelt werden sollen. Bei einer Organisationsuntersuchung können Präsentationstechniken in verschiedenen Phasen eingesetzt werden: zur visuellen Unterstützung von Informationsveranstaltungen für den Untersuchungsbereich, zur Information des Lenkungsausschusses, bei der Berichtspräsentation, bei Besprechungen und Workshops (intern und extern).

6.4.5.2 Verfahrensbeschreibung

1. Planung/Vorbereitung

Bevor Informationen mit Hilfe einer Präsentation vorgestellt werden, ist eine Analyse der Vortragssituation erforderlich. Sie hilft dabei, die Informationen zielgerichtet und zielgruppengerecht aufzubereiten. Dabei sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Adressaten:

    • Wer wird die Zielgruppe, der Adressatenkreis der Präsentation sein? (beispielsweise Beschäftigte, Lenkungsausschuss, Behördenleitung)

    • Was wissen die Zuhörer bereits über das Thema?

    • Welche Einstellungen gibt es zum Thema?

    • Wie ist die Erwartungshaltung?

    • Welchen Nutzen sollen die Zuhörer aus dem Vortrag ziehen?

    • Was könnte von besonderem Interesse sein?

  • Präsentationsziel:

    • Erfolgt die Präsentation ausschließlich mit dem Ziel der Information der Adressaten?

    • Soll die Zielgruppe außerdem von einem Sachverhalt (beispielsweise Lösungsalternative, Idee, Notwendigkeit der Durchführung) überzeugt werden?

  • Rahmenbedingungen der Präsentation:

    • Welche Medien/Präsentationstechniken können zum Einsatz kommen?

    • Welchen zeitlichen Umfang darf die Präsentation haben?

Sind die Rahmenbedingungen der Präsentation erfasst und gewürdigt, kann die Erstellung der Präsentation erfolgen. Werden als Präsentationsmedium zur visuellen Unterstützung des Vortrages Flipchart oder Pinnwand gewählt, empfiehlt sich die Erarbeitung eines Manuskripts. Dieses dient als Unterstützung, da es Inhalt und Ablauf der Präsentation vereinfacht und strukturiert darstellt. Den Vortragenden hilft das Manuskript dabei, den roten Faden der Präsentation zu behalten und wichtige Informationen nicht zu vergessen. Hierbei sollte aber darauf geachtet werden, dass das Manuskript tatsächlich nur als Hilfestellung verwendet und dessen Inhalt nicht nur abgelesen wird. Bei Präsentationen mittels Overheadprojektor oder Laptop mit Beamer ist ein Manuskript nicht notwendig, da die vorbereiteten Folien die Funktion der Gedankenstütze übernehmen. Flipchart beziehungsweise Pinnwand können zusätzlich eingesetzt werden, um etwa die Entwicklung oder Herleitung eines Gedankens parallel zur Präsentation zu veranschaulichen oder ad hoc auf Fragen eingehen zu können.

Grundsätzlich sollte eine Präsentation in einen Eröffnungsteil, einen Hauptteil und einen Abschlussteil gegliedert werden. Der Eröffnungsteil soll auf den Inhalt der Präsentation hinleiten und eine Beziehung zwischen den Vortragenden und dem Publikum aufbauen. Zu diesem Zweck stellen sich die vortragenden Personen kurz vor und geben einen Überblick über Ziel, Inhalt und Ablauf der Präsentation. Im Hauptteil der Präsentation wird der eigentliche Inhalt vorgetragen. Es liegt im Ermessen der Vortragenden, ob Fragen des Publikums während des Vortrags oder erst nach deren Anschluss zugelassen werden sollen. Bei eingeworfenen Fragen besteht die Gefahr, dass der Vortrag abschweift, die vortragende Person aus dem Konzept gebracht wird oder der vorgesehene Zeitrahmen nicht mehr eingehalten werden kann. Der Abschlussteil der Präsentation enthält eine Zusammenfassung der Informationen, mögliche Empfehlungen oder Perspektiven und den Dank an das Publikum.

2. Durchführung

Neben dem eigentlichen Inhalt der Präsentation sollten Vortragende noch weitere Aspekte beachten, die zum Erfolg oder Misslingen der Präsentation beitragen können:

  • Zeitplan: Die Verfügbarkeit geeigneter Räumlichkeiten und der vorgesehenen technischen Hilfsmittel muss frühzeitig geklärt werden. Es ist hilfreich, sich schon im Vorfeld der Präsentation mit den Räumlichkeiten vertraut zu machen. Die vortragenden Personen sollten frühzeitig vor Beginn der Präsentation vor Ort sein, um sich vom Vorhandensein und der Funktionsfähigkeit der Hilfsmittel zu überzeugen beziehungsweise die mitgebrachten Hilfsmittel in Ruhe aufbauen zu können. Der Ablauf der Präsentation richtet sich nach dem erarbeiteten Schema, von dem auch nur bedingt abgewichen werden sollte, da sonst die Gefahr besteht, den roten Faden zu verlieren und wichtige Inhalte zu vergessen. Der vorgegebene Zeitrahmen sollte in jedem Fall eingehalten werden.
  • Sprache: Die sprachliche Gestaltung der Präsentation beeinflusst maßgeblich deren Verständlichkeit und das Interesse der Zuhörer am Vortrag. Hier sind eine deutliche Aussprache in der angemessenen Lautstärke und möglichst kurze Sätze wichtig. Eine abwechslungsreiche Wortwahl, variierende Lautstärke, Betonung und ein angemessenes Redetempo helfen, die Aufmerksamkeit des Publikums zu erhalten.
  • Mimik: Ständiger Blickkontakt zum Publikum ermöglicht es den Vortragenden, die Reaktionen der Zuhörer zu verfolgen und gegebenenfalls darauf zu reagieren. Tauchen etwa fragende Blicke auf, ist es ratsam eine Zwischenerklärung einzufügen oder bestimmte Sachverhalte näher zu erläutern. Generell sollte der Gesichtsausdruck des Vortragenden ruhig und freundlich sein und Interesse am Thema widerspiegeln.
  • Gestik: Über verschiedene Gesten können Ansichten unterstrichen und betont werden. Unkoordinierte oder übertriebene Gestikulation sollte vermieden werden, da sie die Autorität und Glaubwürdigkeit der Vortragenden negativ beeinflussen kann. Die Körperhaltung als nonverbale Ausdrucksmöglichkeit verrät viel über die Person der Vortragenden und beeinflusst unterbewusst die Zuhörer. Es sollte eine lockere, aber nicht zu legere Köperhaltung eingenommen werden, die weder Arroganz noch Desinteresse an den Zuhörern widerspiegelt. Auf angemessene Kleidung sollte geachtet werden.
  • Gestaltung, Visualisierung der Inhalte: Wesentlichen Einfluss auf die Verständlichkeit der Präsentation und den Lerneffekt bei den Zuhörern hat die visuelle Aufarbeitung der Inhalte. Die durch die technische Entwicklung am weitesten verbreiteten Präsentationstechniken sind Bildschirmpräsentationen. Bei der Gestaltung der Folien sind einige wichtige Regeln zu beachten:

    • Wahl der Schriftgröße (je nach Raumgröße und Folieninhalt zwischen 18 und 48 pt), Folien nicht mit Inhalten überfrachten (Beschränkung pro Folie auf maximal acht Hauptpunkte), Inhalte wann immer möglich graphisch darstellen oder unterstützen (Diagramme, Modelle,…), Verwendung von Stichpunkten und Schlüsselwörtern (wenn möglich, keine ausformulierten Sätze), nur Inhalte auf Folien bringen, die auch erläutert werden, nicht den gesamten Vortragsinhalt auf den Folien darstellen, sonst entsteht ein "Vorlese-Effekt", sparsame, konstante Verwendung von Farben und Effekten.

Sofern Fragen nicht während der Präsentation zugelassen werden, sollte dem Publikum nach dem Abschluss der Präsentation genügend Zeit für Fragen, Anmerkungen und Anregungen gegeben werden. Diese könnten auch Anhaltspunkte für Verbesserungen der nächsten Präsentation liefern. Ist die Beantwortung der Fragen nicht unmittelbar möglich, kann dies auch außerhalb der Präsentation nachgeholt werden.

3. Nachbereitung

Um die eigene Präsentationstechnik ständig zu verbessern, sollte eine durchgeführte Präsentation in allen Aspekten (Zeiteinhaltung, Reaktion auf Fragen, Ablauf etc.) kritisch reflektiert und eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten herausgearbeitet werden.

6.4.5.3 Bewertung verschiedener Präsentationstechniken

Präsentations-technikVorteile Nachteile
Flipchart
  • sukzessiver Aufbau der Informationen möglich

  • vorbereitet oder spontan möglich

  • flexibel und erweiterbar

  • Gruppe kann mitarbeiten

  • wenig Vorbereitungsaufwand
  • Transport

  • eingeschränkte Wiederverwendbarkeit

  • aufwändig zu dokumentieren

  • hoher Papierverbrauch
Pinnwand
  • sukzessiver Aufbau der Informationen möglich

  • Abbildung komplexer Zusammenhänge möglich

  • Elemente vorbereitet oder spontan

  • flexibel und erweiterbar

  • Gruppe kann Bild selbst erarbeiten
  • Transport

  • hoher Papierverbrauch

  • eingeschränkte Wiederverwendbarkeit

  • aufwändig zu dokumentieren
Whiteboard
  • spontan einsetzbar

  • auch als Magnetfläche verwendbar

  • Bild leicht änderbar
  • fixer Platz im Raum

  • nicht transportabel

  • meist unsauberes Bild

  • eingeschränkte Wiederverwendbarkeit

  • aufwändig zu dokumentieren
Notebook und Beamer
  • Vorbereitung im Vorfeld

  • auch als Handout verwendbar

  • Wiederverwendbarkeit

  • beliebiger Farbeinsatz möglich

  • geeignet für große Gruppen

  • animierbar (bewegte Bilder)

  • Fotos und Videos möglich

  • Fernsteuerung einsetzbar
  • durch Vorbereitung im Vorfeld wenig flexibel

  • Gefahr der zu kleinen Schrift

  • Helligkeit stört bei Präsentation

  • Gefahr der Übersättigung

  • technisches Versagen möglich

  • hoher Vorbereitungsaufwand

  • Gefahr der Automatisierung

  • Showeffekte können Inhalt überlagern

  • fördert Konsumhaltung des Publikums

Moderationstechniken und Hilfsmittel

6.4.5.4 Hinweise und Tipps aus der Praxis

Beim Einsatz elektronischer Medien ist unbedingt deren Funktionstüchtigkeit zu testen und zwar zeitig genug, um notfalls auf andere Präsentationstechniken (beispielsweise Übertragung der Bildschirmpräsentation auf Folien) ausweichen zu können. Es empfiehlt sich, immer einen „Notfallplan“ zu haben, da unerwartete Schwierigkeiten verschiedener Art auftreten können (zum Beispiel fehlende Stromanschlüsse, Geräteausfall, Erkrankung der Vortragenden). Trotz intensiver Vorbereitung bleibt also eine gewisse Flexibilität ein wichtiger Faktor für das Gelingen einer Präsentation.