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Vorwort

Der demographische Wandel und weitere Einflussfaktoren wie die zunehmende Globalisierung, die wachsende Bedeutung des nachhaltigen Handelns und die Digitalisierung des Alltagslebens erfordern eine Transformation der Verwaltung. Sie muss und wird zunehmend flexibler, spontaner und internationaler zusammenarbeiten.

Bestehende Behördenstrukturen und wahrgenommene Aufgaben werden sich in den kommenden Jahren verändern. Die öffentliche Verwaltung wird im Zuge abnehmender Ressourcen ihre Leistungsangebote überprüfen und neu definieren. Einerseits werden heute erbrachte Verwaltungsdienstleistungen reduziert oder aufgegeben werden, andererseits müssen die weiterhin zu erbringenden und die zukünftig neu zu erbringenden Aufgaben effektiv und effizient erledigt werden. Die Bundesverwaltung wird den erforderlichen Transformationsprozess dazu nutzen, ihr Leistungsangebot an die geänderten Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger sowie aller gesellschaftlich relevanten Gruppen anzupassen.

Gerade auch in diesem Kontext ist das Organisationshandbuch ein unverzichtbares Nachschlagewerk für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen – "von Praktikern für Praktiker". Neben organisations-theoretischen Themenstellungen sind Erfahrungswerte, die das Bundesverwaltungsamt in seiner Rolle als zentraler Dienstleister des Bundes, der über Jahre hinweg vielfältige Organisationsuntersuchungen bei Bundes- und Landesbehörden sowie Zuwendungsempfängern durchgeführt hat, eingeflossen. Die Bandbreite der Erfahrungen reicht von Behörden mit klassischen Verwaltungsaufgaben (Antrags-, auch Massenverfahren) bis hin zu kulturellen Einrichtungen mit verschiedenen Spezialaufgaben.

Da Organisationsuntersuchungen aber ebenso regelmäßig Fragen zur strategischen Ausrichtung und Steuerung berühren, soll das Handbuch auch einen Überblick zu Managementinstrumenten geben, die in der öffentlichen Verwaltung Anwendung finden. Das Handbuch ist modular aufgebaut. Die Darstellung von Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen erfolgt phasenorientiert. Dabei wird deutlich, dass der Planung und Vorbereitung einer Organisationsuntersuchung erhebliche Bedeutung zukommt. Ihr ist – ebenso wie der Aufgabenkritik – als erfolgskritischer Faktor viel Aufmerksamkeit gewidmet worden.

Zu jeder Phase gibt es eine kurze Darstellung ihrer wesentlichen Merkmale und ihrer Bedeutung im Gesamtkontext der Organisationsuntersuchung. Danach erfolgt ein Überblick zu den einsetzbaren Methoden und Techniken. Das Vorgehensmodell liefert allgemeingültige Aussagen, die unabhängig vom inhaltlichen Schwerpunkt der Untersuchung gelten. Spezifische Aussagen werden bei den Einzelthemen behandelt.

Detailinformationen zu Methoden und Techniken finden sich in einem eigenen Kapitel. Querverweise erleichtern die Suche. Angereichert sind die allgemeinen Informationen durch Praxistipps, Hinweise zu "Fallstricken" sowie Musterdokumente. Für vertiefende und weitergehende Informationen werden Literaturempfehlungen und Links angegeben.

Die beschriebenen Methoden und Techniken werden nach einem einheitlichen Schema dargestellt:

  • Allgemeines
  • Einsatzbereiche
  • Verfahrensbeschreibung
  • Bewertung
  • Hinweise und Tipps aus der Praxis.

Dem REFA-Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung e.V. ist zu danken. Er hat dem Bundesverwaltungsamt seine umfangreichen Lehrunterlagen unentgeltlich zur Nutzung überlassen.

Bundesministerium des Innern

Berlin im September 2012

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