4.1 Notwendigkeit und Ziele der Prozessorganisation

Unter dem stetig wachsenden Druck knapper Ressourcen und den wachsenden Ansprüchen der Empfänger öffentlichen Verwaltungshandelns stellt auch die öffentliche Verwaltung ihre Produkte und Leistungen immer mehr in den Mittelpunkt des (Optimierungs-)Interesses. Sie wendet sich damit von der bisher verbreiteten strukturellen Denkweise in Funktionen und Hierarchien ab und fokussiert weniger auf aufbauorganisatorische Aspekte, sondern auf die Organisation der Prozesse (Prozessorientierung), da diese sich unmittelbar auf die Qualität, die Kosten und die Erstellungszeit einer Leistung oder eines Produktes auswirken.

Ziele der prozessorientierten Organisationsgestaltung sind neben der Senkung von Kosten und Durchlaufzeiten eine höhere Produkt-Leistungsqualität. Zum Erreichen dieser Ziele bedarf es neben standardisierten und klar strukturierten Abläufen mit eindeutigen Zuständigkeiten, einer Steigerung der organisatorischen Flexibilität sowie mehr Ergebnis- und Verantwortungsbewusstseins bei allen Beteiligten.

Prozesse sollen schlank, transparent, überschaubar, eindeutig und um Fehler bereinigt sein. Jede einzelne Tätigkeit im Prozess soll wertschöpfend sein, das heißt dem (Zwischen-)Produkt einen messbaren Mehrwert verleihen.

Dabei ist zu beachten, dass die öffentliche Verwaltung an verschiedene rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen gebunden ist, die bei der Optimierung vorhandener Prozesse zu beachten, oder im Sinne der Verwaltungsvereinfachung auf anderer Ebene politisch zu hinterfragen sind.

Die Geschäftsprozessanalyse/–optimierung beschäftigt sich regelmäßig mit der Identifizierung, Analyse und Optimierung der Prozesse einer Organisation. Sie kann aber auch Unterstützungs- und Führungsprozesse zum Inhalt haben.