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Interview-Themenliste zur Ist-Erhebung und zur Schwachstellenermittlung (exemplarische Auflistung)

Organisatorische Einbindung:

Bezeichnung der Stelle (Abteilung, Referat …)
Unterstellungs-(Weisungsbefugnisse) / Überordnungsverhältnisse (Weisungsbefugte)
Organigramm des Bereichs (soweit vorhanden)
Vertretungsregelung (einseitig, gegenseitig; vollumfänglich, nur Teilaufgaben)
Dauer der Zugehörigkeit zum Bereich / zur Stelle
Aktualität der Darstellung des Aufgabengebietes im Geschäftsverteilungsplan
Existenz aktueller Arbeitsplatzbeschreibung bzw. Stellenbeschreibung

Ziele, Aufgaben, Arbeitsweise:

Zielsetzungen für die Stelle, den Aufgabenbereich (Ziele konkret, verständlich und nachvollziehbar)
Aufgaben der Stelle / des Bereichs mit geschätztem Prozentanteil an der Gesamtarbeitszeit
Kompetenzen und Befugnisse zu den jeweiligen Aufgaben (Prinzip der Zusammenführung von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung)
Arbeitsaufkommen (gleichmäßiger Arbeitsanfall, saisonale Schwankungen, Terminaufgaben)
Absehbare Entwicklungen hinsichtlich der vorhandenen Aufgaben bzw. neue Aufgaben / des Mengenaufkommens der Stelle / des Bereichs
System der Aufgabenverteilung (Mengenteilung, Spezialisierung)
Arbeitsanweisungen oder Richtlinien für die jeweiligen Aufgaben (aktuell, überarbeitungsbedürftig)
Aufgabenüberschneidungen oder Kompetenzprobleme mit anderen Stellen oder Bereichen (ausreichende Aufgabenabgrenzung oder Doppelarbeit; Anhaltspunkte für sinnvolle Aufgabenzusammenlegungen)
Überflüssige Aufgaben oder Aufgaben, die wegfallen können
Aufgaben, die sinnvoller Weise in diesem Bereich wahrgenommen werden sollten
Aufgaben oder Tätigkeiten, die aufgrund anderweitiger Prioritäten oder Arbeitsbelastungen über längere Zeiträume zurückgestellt werden müssen (Bearbeitungsrückstände)
Für die Stelle oder den Bereich geführte Statistiken oder Übersichten (angemessene oder überflüssige Datenhaltung)
Sachmittelausstattung der Stelle/Stand der IT-Unterstützung der Aufgabenerledigung
Auslastung der Stelle (Mehrarbeit / Überstunden)
Belastung durch Dienstreisen und sonstige dienstlich bedingte Abwesenheiten

Information, Kommunikation, Zusammenarbeit:

Informationslage der Stelle (zeitnahe Verfügbarkeit aller für die Aufgabenerledigung relevanten Informationen (Informationsverzögerungen/-defizite, zusätzlicher Informationsbedarf)
Zuverlässigkeit der Informationen
Interner Informationsaustausch (Turnus von Referatsbesprechungen)
Wichtige Kommunikationspartner
Fachliche Schnittstellenbereiche
Entscheidungsverhalten vorgesetzter und sonstiger beteiligter Stellen (zeitnahe Entscheidungen, Arbeitsverzögerungen durch hohe Liegezeiten)
Führungsverhalten Vorgesetzter

Gremientätigkeit:

Zugehörigkeit zu Gremien, Arbeitskreisen, Ausschüssen, Projektgruppen (Bezeichnung, Sitzungshäufigkeit, regelmäßiger Aufwand, eigene Funktion innerhalb des Gremiums)
Zuarbeit für sonstige Gremien (Bezeichnung, Sitzungshäufigkeit, Aufwand)
Erfordernis bestehender oder zusätzlicher Gremienarbeit

Verbesserungsvorschläge:

Was hat sich bewährt und sollte beibehalten werden?
Was kann optimiert werden?

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