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Praxisbeispiel 2: Aufgabenkritik in einem Ministerium

Untersuchungsschwerpunkte
  • Aufgabenkritik
Vorgehensweise
  • Vorbereitung: Einbindung verwaltungsinterner Organisationsberater

  • Voruntersuchung: Ermitteln der geeigneten Erhebungsmethodik

  • Hauptuntersuchung: Erheben der Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Mengen, Aufgabenkritik
Eingesetzte Erhebungstechniken
  • Dokumentenanalyse

  • Interview

  • Workshop
Untersuchungsbereich
  • ausschließlich Fachabteilungen

  • alle Hierarchieebenen, die in die Aufgabenerledigung eingebunden waren
Besonderheiten des Projektes
  • hoher Anteil konzeptioneller, dispositiv–kreativer Aufgaben

  • Vorbereitung und Voruntersuchung wurden zeitgleich durchgeführt

Ausgangssituation:

Auslöser der Organisationsuntersuchung war ein Bericht des Rechnungshofes, in welchem unter anderem die folgenden Aspekte angesprochen waren:

  • Erledigung gleichartiger Aufgaben in verschiedenen Organisationseinheiten,
  • Erledigung nicht-ministerieller Aufgaben,
  • geringe Leitungsspanne in den Organisationseinheiten bis hin zu Kleinstreferaten,
  • mangelnde Beachtung der Bündelung von Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung,
  • hohe Abordnungsquote von Mitarbeitern aus nachgeordneten Dienststellen zur Erledigung von Daueraufgaben,
  • unzureichende Aufgabenabgrenzung zwischen höherem und gehobenem Dienst.

Soweit im beschriebenen Projekt die Vorgehensweise zum universellen Vorgehensmodell keine Besonderheiten aufweist, wird auf diese Schritte im Detail nicht weiter eingegangen.

Ablauf:

1. Vorbereitung/Voruntersuchung

Die Besonderheit des Untersuchungsprojektes lag darin, dass aus Zeitgründen die Vorbereitung des Projektes und die Voruntersuchung parallel stattfinden mussten. Eine weitere Besonderheit war der hohe Anteil konzeptioneller (dispositiv-kreativer) Aufgaben im Untersuchungsbereich.

Die Teilschritte Projektinitialisierung und die Situationsanalyse wurden gemäß Vorgehen im Handbuch vorgenommen.

TeilschrittVorgehen im ProjektBegründung des Vorgehens
Einbindung Externer prüfen
  • Durchführung der Untersuchung durch verwaltungsinterne Organisationsberater des Bundesverwaltungsamtes
  • Projektleitung BVA

  • gemischtes Projektteam (BVA-Behörde)
  • externe Projektleitung aufgrund möglicher widersprüchlicher Interessen einer internen Projektleitung (mögliche Befangenheit in Bezug auf die Abschichtung von Aufgaben und folglich einer Änderung der Stellensituation des Ministeriums.)

  • erwarteter Know-how-Transfer durch gemischte Projektteams
Zielformulierung

Ziel der Untersuchung war ein Konzept zur:

  • Rückführung der Fachbereiche auf ihre ministeriellen Kernaufgaben
Untersuchungsbereich abgrenzen

Untersuchungsbereich:

  • alle Beschäftigten der untersuchten Fachabteilungen
Projektorganisation definieren
  • Verzicht auf Lenkungsausschuss
  • Komplexität des Projektes machte Einrichtung eines Lenkungsausschusses nicht erforderlich

  • Auftraggeber übernahm dessen Rolle

2. Voruntersuchung

Die Durchführung der Dokumentenanalyse sowie deren Auswertung wurden gemäß Handbuch vorgenommen.

Teilschritt Vorgehen im ProjektBegründung des Vorgehens
Erhebungsbereich (für Voruntersuchung) festlegen
  • alle Führungskräfte
Erhebungsmethode festlegen und Ergebnisse dokumentieren
  • Interviews
Wirtschaftlichkeit prüfen
  • überschlägige verbale Bewertung


  • keine detaillierten Daten für die Durchführung quantitativer oder qualitativer Bewertungsverfahren vorhanden

  • Wirtschaftlichkeit des Projektes konnte bejaht werden, da die zu erwartenden Ergebnisse (Synergieeffekte) in einem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Aufwand der Untersuchung standen
Methodisches Vorgehen für die Hauptuntersuchung festlegen
  • Interviews zur Erhebung der Aufgaben, ihrer Rahmenbedingungen und Schnittstellen sowie Verbesserungsvorschlägen der Beschäftigten


  • Zeitaufnahme, Selbstaufschreibung und Multimomentaufnahme aufgrund der Zielstellung der Untersuchung nicht erforderlich

Eine Erkenntnis der Voruntersuchung war unter anderem, dass zur Entwicklung eines umsetzbaren Konzeptes auch die Einbindung von Vertretern des nachgeordneten Bereiches erfolgen sollte, um die Möglichkeiten einer Aufgabenabschichtung zu verifizieren. Ebenso sollten über Vergleiche mit anderen Ministerien schon vorhandene und erprobte aufgabenkritische Ansätze auf Geeignetheit geprüft werden.

Ergebnisse der Voruntersuchung:
konkretisierter Projektauftrag
Projektplan (Arbeitspakete, Ablauf-, Termin-, Ressourcenplanung) Aussagen zur Wirtschaftlichkeit
Untersuchungsmethodik für die Hauptuntersuchung

3. Hauptuntersuchung

Die Prüfung der Notwendigkeit von Teiluntersuchungen und die Durchführung von Informationsveranstaltungen erfolgten gemäß Vorgehen im Handbuch.

Teilschritt Vorgehen im Projekt Begründung des Vorgehens
Ist-Erhebung
  • Durchführung der Interviews

  • Dokumentation der erhobenen Aufgaben über Aufgabengliederungen

  • Abstimmung der Erhebungsergebnisse mit dem Untersuchungsbereich
Ist-Analyse
  • Klassifizierung aller Teilaufgaben in ministerielle und nicht-ministerielle sowie in dauerhafte und zeitweise Aufgaben unter Zuhilfenahme eines Kriterienkataloges.

  • Alle ministeriellen Aufgaben ordnen nach Fach-, Zentral- und Führungs-/Leitungsaufgaben als Basis für die spätere Zuordnung der Aufgaben zu Organisationseinheiten.

  • Die Verbesserungsvorschläge der Beschäftigten themenbezogen auswerten und zusammenfassen.

  • Gespräche mit vergleichbaren Ministerien zu dortigen Lösungsansätzen auch zu Möglichkeiten der Aufgabenverlagerung in nachgeordnete Bereiche.

  • Zu verlagernde Aufgaben/Teilaufgaben feststellen.

  • Lösungsansätze unter Einbindung des Untersuchungsbereichs erarbeiten und bewerten
Soll-Konzeption
Erarbeitung eines Soll-Konzeptes auf Basis der ausgewerteten Daten und des während der Ist-Analyse erarbeiteten systematischen Aufgabenkataloges
Ergebnisse der Hauptuntersuchung:
Konzept in Form eines Abschlussberichtes: Empfehlung eines mehrstufigem Vorgehens bei der Umsetzung
  • Stufe 1 – Verlagerung aller nicht–ministeriellen Aufgaben einschließlich Stellen in den nachgeordneten Bereich.
  • Stufe 2 – Bündeln aller Aufgaben, die laut systematischem Aufgabenkatalog thematisch zusammen gehören, in einer Organisationseinheit.
  • Stufe 3 – Verlagerung von Zentralaufgaben, welche bis zu diesem Zeitpunkt in den Fachreferaten erledigt wurden, in die Zentralabteilung.

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