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Praxisbeispiel 3: Personalbedarfsermittlung in einem Bereich mit gleichartigen Aufgaben

Untersuchungsschwerpunkte
  • Personalbedarfsermittlung
Vorgehensweise
  • Vorbereitung: Einbindung verwaltungsinterner Organisationsberater
  • Voruntersuchung: Ermitteln der geeigneten Erhebungsmethodik
  • Ist-Erhebung: Erheben der Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Mengen
  • Ist-Analyse: Würdigung der Ist-Daten
  • Soll-Konzeption: Personalbedarfsberechnung
Eingesetzte Erhebungstechniken
  • Dokumentenanalyse
  • Interview
  • Workshop
  • Selbstaufschreibung
  • Multimomentaufnahme
  • Analytisches Schätzen
Untersuchungsbereich
  • alle Organisationseinheiten
  • alle Hierarchieebenen
Besonderheiten des Projektes
  • überwiegend elektronische Aufgabenerledigung mittels IT–basiertem Workflow

Ausgangssituation:

Auftraggeber war eine Behörde mit mehreren Aufgabenbereichen, die jeweils gleichartige (antragsbasiertes Massenverfahren) Aufgaben überwiegend elektronisch wahrnehmen. Die Aufgaben sind durch rechtliche Vorgaben stark reglementiert. Die aufgabenkritische Betrachtung sowie eine flächendeckende Geschäftsprozessanalyse waren im Vorfeld der Personalbedarfsermittlung abgeschlossen. In Folge der Geschäftsprozessoptimierung wurden in einzelnen Bereichen neue IT-Lösungen eingeführt.

Soweit im beschriebenen Projekt die Vorgehensweise zum universellen Vorgehensmodell keine Besonderheiten aufweist, wird auf diese Schritte im Detail nicht weiter eingegangen.

Ablauf:

1. Vorbereitung

Die Besonderheit des Untersuchungsprojektes lag darin, dass die Aufgabenerledigung überwiegend Workflow-basiert am Bildschirm stattfand. Die Teilschritte Projektinitiierung und die Situationsanalyse wurden gemäß Vorgehen im Handbuch vorgenommen.

Teilschritt Vorgehen im Projekt Begründung des Vorgehens
Einbindung Externer prüfen
  • Durchführung der Untersuchung durch externe Berater
  • Projektleitung durch externen Berater
  • gemischtes Projektteam (Externe-Behörde)
  • personelle Engpässe in der Behörde ließen
    eine Durchführung in Eigenregie nicht zu.
  • erwarteter Know-how-Transfer
    durch gemischte Projektteams
Zielformulierung
  • Feststellung des Personalbedarfs für die Aufgabe
Untersuchungsbereich abgrenzen
  • alle beteiligten Beschäftigten
Projektorganisation definieren
  • Verzicht auf Lenkungsausschuss
  • Komplexität des Projektes machte Einrichtung eines Lenkungsausschusses nicht erforderlich
  • Auftraggeber deckt die Rolle ab

2. Voruntersuchung

Die Durchführung der Dokumentenanalyse sowie deren Auswertung wurden gemäß Handbuch vorgenommen.

Teilschritt Vorgehen im Projekt Begründung des Vorgehens
Erhebungsbereich
(für Vorunter–
suchung) fest–
legen
  • Führungskräfte und Prozessverantwortliche
  • Informationen zur Aufgabenstruktur und
    -erledigung sollten zur Auswahl der ge-
    eigneten Untersuchungsmethodik beitragen
Erhebungsmethode
festlegen und Ergebnisse
dokumentieren
  • Interview/Workshop
  • Interviews/Workshops ermöglichten die
    bereichsspezifische Informationserhebung
Wirtschaftlichkeit prüfen
  • überschlägige verbale Bewertung
  • keine detaillierte Daten für die Durchführung
    quantitativer oder qualitativer Bewertungsver-
    fahren vorhanden
  • Wirtschaftlichkeit des Projektes konnte bejaht
    werden, da die zu erwartenden Ergebnisse
    (Syneffekte) in einem angemessenen Verhältnis
    zum erwarteten Aufwand der Untersuchung standen
Methodisches Vor-
gehen für die Hauptunter-
suchung festlegen
  • Interview/Workshop mit Prozessverantwort–
    lichen und Grundsatzsachbearbeitern zur Er–
    mittlung des repräsentativen Erhebungszeit–
    raumes sowie zur Erhebung des Aufgaben–/
    Tätigkeitskataloges für die Datenerhebung
  • Selbstaufschreibung zur Ermittlung von
    mittleren Bearbeitungszeiten an allen Arbeits–
    plätzen (Erhebungsdauer: 1 Monat)
  • Multimomentaufnahme zur Ermittlung der
    Verteilzeiten an allen Arbeitsplätzen (Erhe–
    bungsdauer: 1 Monat)
  • Abgleich der bereichsbezogenen Arbeitszeiten
    aus der Selbstaufschreibung mit den tatsäch–
    lichen Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung
  • Analytisches Schätzen zur Ermittlung
    von Bearbeitungszeiten für saisonale Aufgaben
  • statistische Auswertung der Fallzahlen
  • Das Laufzettelverfahren konnte nicht einge–
    setzt werden, da es an ein bestimmtes Medium
    (Akte/Vorgang) gebunden ist. Bei überwiegend
    elektronischer Bearbeitung ist sein Einsatz nicht
    möglich. Eine Zeitaufnahme wäre bei der Viel–
    an Aufgaben und Arbeitsplätzen nicht leistbar
    und wirtschaftlich gewesen.
  • Selbstaufschreibung ist zur parallelen Daten–
    erhebung an vielen Arbeitsplätzen geeignet
  • Multimomentaufnahme dient auch der Plausibili–
    sierung der Daten der Selbstaufschreibung
  • Erhebungsdauer aufgrund der monatlichen
    Schwankungen der Arbeitsmenge festgelegt
  • Plausibilisierung der Daten der Selbstauf–
    schreibung im Einvernehmen mit der Personal–
    vertretung über anonymisierte Daten der
    Arbeitszeiterfassung
  • Workshops zur Erhebung von Bearbeitungs–
    zeiten für Aufgaben, die über die Selbstauf–
    schreibung nicht abgedeckt worden

Die Ermittlung der repräsentativen Anzahl der erforderlichen Beobachtungen/Notierungen im Rahmen der Multimomentaufnahme, der Anzahl der erforderlichen Rundgänge sowie der Rundgangszeitpunkte wurde gemäß Handbuch vorgenommen.

Ergebnisse der Voruntersuchung:
  • Konkretisierter Projektauftrag
  • Projektplan (Arbeitspakete, Ablauf-, Termin-, Ressourcenplanung)
  • Aussagen zur Wirtschaftlichkeit
  • Untersuchungsmethodik für die Hauptuntersuchung

3. Hauptuntersuchung

Die Prüfung der Notwendigkeit von Teiluntersuchungen erfolgte  gemäß Vorgehen im Handbuch. Die umfassende Information des Untersuchungsbereichs zum Vorgehen, zur Zeitplanung sowie zu den eingesetzten Erhebungstechniken wurde im Rahmen von Informationsveranstaltungen vermittelt. Mit den Erhebungsunterlagen wurden auch schriftliche Arbeitsanleitungen verteilt. Über einen Testlauf wurde das Verfahren überprüft.

Teilschritt Vorgehen im Projekt Begründung zum Vorgehen
Ist-Erhebung
  • Durchführung von Interviews/Workshops zur
    Ermittlung des Aufgaben-/Tätigkeitskataloges
  • Durchführung und Auswertung der Selbstauf–
    schreibung sowie Multimomentaufnahme
  • Durchführung von Interviews zum Analy-
    tischen Schätzen
  • Ermittlung von Fallzahlen aus Statistiken
Ist-Analyse
  • Bearbeitungszeiten/Verteilzeiten plausibilisieren
    und analysieren.
  • Berechnung mittlerer Bearbeitungszeiten für die
    einzelnen Tätigkeiten.
  • Festlegen der Verteilzeitzuschläge
Soll-
Konzeption
  • Personalbedarf berechnen
Ergebnisse der Hauptuntersuchung:
  • Abschlussbericht mit belastbaren Aussagen zum Personalbedarf

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