Unter dem Begriff Projektcontrolling wird sowohl die Projektkontrolle als auch die Projektsteuerung zusammengefasst.

Das Projektcontrolling ergänzt das begleitende Risikomanagement. Die Projektkontrolle ist dabei die Ermittlung von aktuellen Kennzahlen und Projektdaten und der anschließende Vergleich mit den Planungsdaten. Gegebenenfalls kann hierfür auch auf bereits vorhandene Controllingdaten zurückgegriffen werden. Darauf aufbauend umfasst die Projektsteuerung koordinierte Maßnahmen zur Sicherstellung der geplanten Ergebnisse, also die Übereinstimmung des tatsächlichen mit dem geplanten Projektzustand.

Kernbereiche des Projektcontrolling

Formale Aspekte der Kontrollfunktion betreffen beispielsweise die Einhaltung gesetzlicher, vertraglicher und behördeninterner Vorschriften und Vereinbarungen. Inhaltliche Aspekte sind zum Beispiel die Kontrolle der Zielerreichung und die Qualitätskontrolle. Bei wirtschaftlichen Kontrollaspekten handelt es sich zum Beispiel um den Ressourcenverbrauch, die Termineinhaltung, das Budget und die Risikosituation.

Projektcontrolling hat das Ziel, mögliche Fehlentwicklungen (formaler, inhaltlicher und wirtschaftlicher Art) des Projektes frühzeitig zu erkennen, damit geeignete Steuerungsmaßnahmen rechtzeitig eingesetzt werden können.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass entsprechende Kontroll- und Steuerungsmechanismen erst zu spät etabliert werden, wenn eklatante Fehlentwicklungen schon offensichtlich und steuernde Maßnahmen kaum noch in der Lage sind, das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Aus diesem Grunde ist es besonders wichtig, Projektcontrolling bereits in der Vorbereitungsphase zu installieren und fortwährend zu betreiben.

Um ein leistungsfähiges Projektcontrolling einführen zu können, muss sich die Projektleitung zunächst überlegen, welche Informationen den Zustand des Projektes so wiedergeben können, dass daraus gültige Schlussfolgerungen getroffen werden können. Die zu erhebenden Projektdaten müssen unbedingt mit geplanten Daten vergleichbar sein.

Zusätzlich zu Kontrollobjekten aus dem ökonomischen Bereich (Termine, Ressourcen) sind auch inhaltliche Aspekte zu prüfen. Hier ist primär die Qualität der Arbeitsergebnisse bedeutend, aber auch die Aktualität der Dokumentation kann ein Indiz für die Entwicklung des Projektes sein. Auch die Einhaltung von formalen Vorgaben kann Hinweise geben und sollte regelmäßig geprüft werden. Dazu zählen unter anderem die Einhaltung von Stellvertreterregelungen und vertraglichen Vereinbarungen.

Sind die relevanten Controllinginhalte festgelegt, muss entschieden werden, wie die Erfassung der Controllingdaten erfolgen soll. Hier bieten sich verschiedene Methoden an:

Formale / Schriftliche Abfragen	Teamorientierte Datengewinnung
Termin-/Ablaufmeldungen Kostenerfassungsbelege Stundenaufschreibung/Arbeitszeiterfassung Rückmeldelisten für Arbeitspakete	Statusbesprechungen informelle Rückmeldungen aus dem Team
Vorteil: durch schriftliche Dokumentation gute Nachvollziehbarkeit Nachteil: mögliche emotionale Ablehnung bei Projektteammitgliedern, hoher Zeitaufwand	Vorteil: Informationen können während der Gewinnung direkt abgesichert und verteilt werden Nachteil: Besprechung muss diszipliniert ablaufen, um wirklich alle relevanten Daten sammeln zu können

Beobachtung	Qualitätsbewertung
Rundgänge	Checklisten Reviews
Bemerkung: besonders zur Erhebung "weicher" Daten geeignet (Stimmung, Motivation)	Bemerkung: detaillierte Analyse der Arbeitsergebnisse anhand von Vorgaben

Möglichkeiten der Datengewinnung für das Projektcontrolling. In Anlehnung an: BMI (2012), S. 42

Aus den gewonnenen Controllingdaten werden aussagefähige Kennzahlen gebildet. Im Anschluss werden diese mit den Plandaten verglichen. Identifizierte Abweichungen stellen Indizien für Fehlentwicklungen im Projekt dar.

Kennzahlenbasiert handelt es sich dabei um messbare Abweichungen (Termine, Kosten). Darüber hinaus können auch sonstige "schwache" Signale wie geringe Mitarbeitermotivation oder Kommunikationsprobleme Aufschluss über Fehlentwicklungen im Projekt geben.

Ursachen für die Abweichung der Ist-Daten von den Soll-Daten sind in den meisten Projekten ähnlich:

• unrealistische Zielformulierung
• und/oder Planung,

• personelle Ursachen

  • Überlastung,
  • mangelnde Qualifikation,
  • fehlende Motivation,

• organisatorische Ursachen

  • unklare Aufgaben und Kompetenzen,
  • fehlende Unterstützung durch den Auftraggeber oder die Behördenleitung.

Sobald Indikatoren für Abweichungen vom Plan auftreten, sind entsprechende Steuerungsmaßnahmen einzuleiten, um das Projekt wieder auf einen erfolgreichen Weg zu führen. Anwendbare Steuerungsmaßnahmen können sein:

• die rechtzeitige Beeinflussung der Kosten- und Leistungsparameter (Terminverschiebung, Budget und Ressourceneinsatz modifizieren),
• Restrukturierungsmaßnahmen im Projekt durch: Zielreduktion, Konzentration auf die Muss-Ziele, Akzeptanz von Risiken (Untersuchungsgenauigkeit senken),
• Reorganisation des Projektteams (Änderung der Aufgabenverteilung oder der Kompetenzen, Austausch von Beschäftigten, Einsatz externer Berater).

Hinsichtlich der geeigneten Kontrollzeitpunkte gibt es keine feste Regel. Die Kontrollzeitpunkte sind abhängig von der Dauer und Komplexität des Projektes, vom Informationsbedarf der Projektleitung und des Auftraggebers und natürlich auch vom aktuellen Status des Projektes. Üblicherweise finden in bereits gefährdeten Projekten häufiger Kontrollen statt als in Projekten, die sich beständig auf dem richtigen Weg befinden. Die Häufigkeit der Kontrollen und der Kontrollzeitpunkt sind generell so zu wählen, dass bei identifizierten Fehlentwicklungen noch die Möglichkeit der Gegensteuerung besteht.

Hinzuweisen ist noch darauf, dass beim Projektcontrolling auch psychologische Faktoren eine Rolle spielen. Einerseits fühlen sich die Projektteammitglieder möglicherweise überwacht, was sich negativ auf die Motivation auswirken kann. Andererseits kann auch eine bewusste oder unbewusste Manipulation der Statusmeldungen durch die Beschäftigten stattfinden (beispielsweise 90%-Syndrom: Arbeitspakete werden schnell als "fast fertig" gemeldet, aber dann nicht abgeschlossen). Dem wirkt nur eine kooperative, vertrauensvolle Projektkultur entgegen, in der Probleme offen kommuniziert werden können und diese anschließend gemeinsam beseitigt werden, ohne dass Schuldzuweisungen erfolgen. Dann werden die Controllingmaßnahmen als gängige Methoden des Projektmanagements anerkannt.

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