Aktuelle Inhalte aus dem Organisationshandbuch

2.1.6 Projektmarketing

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Vorgehensmodell

Unter Projektmarketing ist der geplante und zeitlich begrenzte Einsatz von Marketinginstrumenten zur gezielten Steuerung des Projektumfeldes zu verstehen [1]. Ziel ist die Absicherung des strategischen Projekterfolges und somit die Erreichung der vorgegebenen Projektziele. Erfolgreiches Projektmarketing kann Konfliktpotenziale im Vorfeld vermindern und somit die Projektlaufzeit und Projektergebnisse positiv beeinflussen. Speziell bei Organisationsuntersuchungen kommt dem Projektmarketing ein hoher Stellenwert zu, da mit dieser Art von Projekten häufig Ängste und Vorbehalte der Beschäftigten verbunden sind, welche zu Verunsicherung und Konflikten während einer Untersuchung führen können [2]. Umgesetzt wird Projektmarketing in der Praxis vorwiegend durch das Mittel der Kommunikation.

Um eine effiziente und erfolgreiche Projektkommunikation zu betreiben, sollte zunächst eine Analyse der vorhandenen Interessengruppen (Stakeholder) stattfinden. Folgende Überlegungen sollten darin einbezogen werden:

  • Welche Gruppen haben Interesse am Projekt beziehungsweise an den Projektergebnissen?
  • Welche möglichen Auswirkungen hat die Organisationsuntersuchung auf die einzelnen Interessengruppen?
  • Welche Problemfelder könnten daraus entstehen?

Erste potenzielle Probleme können schon während der Risikoanalyse entdeckt worden sein und werden an diesem Zeitpunkt aufgegriffen.
Folgende Interessengruppen stehen mit der Organisationsuntersuchung in Beziehung und sollten aus diesem Grund in das Kommunikations-/Marketingkonzept eingeschlossen werden:

  • Untersuchungsbereich:
    Die Unterstützung durch die Führungskräfte und die Beschäftigten der zu untersuchenden Organisation soll erreicht und so die Erstellung, Akzeptanz und Umsetzung der Ergebnisse erleichtert werden.
  • Leitung:
    Um die interne Unterstützung und Förderung wahrnehmen zu können, benötigt die Leitung aktuelle Informationen zu Projektstatus, -risiken und -entwicklungen.
  • Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung:
    Durch eine frühzeitige und transparente Information zur Vorgehensweise werden die Methoden der Organisationsuntersuchung nachvollziehbar und können so auch von dieser Seite den Beschäftigten vermittelt werden.
  • Projektteam:
    Die Motivation des Projektteams ist ein Schlüsselfaktor für die Erreichung der Projektziele. Nur wenn alle Projektteammitglieder umfassend informiert und damit eingebunden sind, messen sie dem Projekt den höchstmöglichen Stellenwert bei. Sie können so das Projekt erfolgreich durchführen und nach außen präsentieren.
  • Organisationsumfeld:
    Beteiligte Behörden und/oder übergeordnete Ministerien sollten die Organisationsuntersuchung unterstützen. Dadurch können mögliche Komplikationen für das Projekt, die aus Entscheidungen dieser Interessengruppe entstehen, verhindert werden.
  • Öffentlichkeit:
    Falls die Untersuchung in der Öffentlichkeit auf Interesse stößt, soll einer Polarisierung aufgrund der Projektergebnisse aktiv begegnet werden (beispielsweise Stellenabbau aufgrund der Untersuchungsergebnisse).

Aus den Ergebnissen der Analyse wird ein Kommunikationsplan erstellt, welcher bestimmt, wann, in welchem Umfang und wie Informationen an die einzelnen Interessengruppen geliefert werden.

Ein Kommunikationsplan kann beispielsweise folgende Inhalte umfassen:

  • Bezeichnung der Interessengruppe, Art und Umfang der Information (Projektstatus, aktuelle Risikoanalyse etc.), Frequenz (wöchentlich, monatlich, nach Projektfortschritt/-erfordernissen), Kommunikationsmedium (schriftlicher Bericht, E-Mail, Intranetnachricht etc.), gegebenenfalls Rückmeldefrist.

Grundsätzlich können zwei wesentliche Zielrichtungen der Kommunikation innerhalb eines Projektes unterschieden werden. Zum einen die Kommunikation nach außen, also zu Adressaten, die nicht Teil des Projektteams sind, zum anderen die Kommunikation innerhalb des Teams. Zur Kommunikation nach außen gehören typischerweise die Information des Untersuchungsbereichs und des Lenkungsausschusses.

In der Praxis von Organisationsuntersuchungen hat es sich bewährt, zu Beginn des Projektes, spätestens aber vor der Beteiligung der Betroffenen Informationsveranstaltungen durchzuführen. Teilnehmen sollten alle betroffenen Beschäftigten, relevante Führungskräfte, Vertreter der örtlichen Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte und das gesamte Projektteam. Inhalt einer solchen Veranstaltung können folgende Informationen sein:

  • Anlass des Projektes,
  • Projektauftrag,
  • Projektziel,
  • Auftraggeber,
  • Vorstellung des Projektteams,
  • Abgrenzung des Untersuchungsbereichs,
  • Vorgehensweise,
  • Methoden,
  • Ablauf der Untersuchung.

Den Beschäftigten sollte im Anschluss an die Präsentation Gelegenheit gegeben werden, Fragen zu stellen und mögliche Probleme anzusprechen. Das hilft dabei, vorhandene Ängste und Vorbehalte abzubauen sowie Transparenz und eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.

Je nach Größe des Untersuchungsbereichs kann es sinnvoll sein, mehrere Informationsveranstaltungen durchzuführen. Kleinere Teilnehmerkreise sind eher vertrauensbildend und ermutigen die Anwesenden zur offenen Meinungsäußerung. Zusätzlich zur Informationsveranstaltung sollten die Beschäftigen und Führungskräfte auch durch Informationsschreiben über die anstehende Organisationsuntersuchung oder im fortgeschrittenen Stadium des Projekts über den aktuellen Stand unterrichtet werden. Es bietet sich an, vor jeder wichtigen Phase des Projektes (betrifft maßgeblich Voruntersuchung, Hauptuntersuchung) für die betroffenen Beschäftigten kurze, prägnante Informationen über den bisherigen Verlauf, gegebenenfalls über Zwischenergebnisse und über die weitere Vorgehensweise zusammenzustellen. Ebenfalls sollte dem Untersuchungsbereich die Möglichkeit eingeräumt werden, Kontakt zum Projektteam aufzunehmen, damit Probleme und Fragen schnell geklärt werden können.

Neben der klassischen Projektstruktur für Organisationsuntersuchungen hat sich bewährt, die Kommunikationsstruktur mit dem Untersuchungsbereich weiter zu verdichten. Empfehlenswert sind regelmäßige Gespräche mit den Entscheidungsträgern des Untersuchungsbereichs. Diese können sowohl als vertrauensbildende Maßnahme und als zeitnahe Problemlösungsinstanz wirken. Die Information des Lenkungsausschusses und/oder Auftraggebers findet zu festgelegten Berichtszeitpunkten statt, die mit den Sitzungszeitpunkten übereinstimmen können. Die Form der Informationen ist zu Beginn des Projektes abzustimmen. Üblich sind Berichte in schriftlicher Form, die zu Lenkungsausschusssitzungen zusätzlich präsentiert, weiter vertieft und erörtert werden können.

Die Kommunikation innerhalb des Projektteams findet zu einem großen Teil informell zwischen den verschiedenen Teammitgliedern statt. Dennoch ist es wichtig, formell abzusichern, dass alle Teammitglieder den notwendigen Kenntnisstand besitzen. Zu diesem Zweck sind Teammeetings zu etablieren, die in regelmäßigen Abständen und/ oder anlassbezogen nach vorher festgelegter Tagesordnung stattfinden. Diese Meetings sollten moderiert werden (beispielsweise durch die Projektleitung). So kann sichergestellt werden, dass die geplante Tagesordnung eingehalten wird, dass Entscheidungen tatsächlich getroffen und festgehalten werden (Workshop / Moderation).

Generell kann gesagt werden, dass eine wichtige Einflussgröße auf die Organisationsuntersuchung die Projektkultur ist. Alle Beteiligten erzielen die besten Ergebnisse in einem offenen, toleranten Klima, welches konstruktive Kritik und Problembewusstsein fördert und nicht bestraft. Dieses Klima zu erzeugen und zu erhalten ist eine wichtige gemeinsame Aufgabe aller Beteiligten. Der gegenseitige Respekt, auch bei deutlichen Meinungsunterschieden, ist ein zentraler Wert.

Fußnote

[1] Vgl.: Giesler (2005), S.14-18.
[2] Projektmarketing hat auch im Zusammenhang mit dem Change-Management eine wesentliche Bedeutung.