2.3.3 Soll-Konzeption
Artikel Vorgehensmodell
Die Soll-Konzeption dient der Entwicklung von umsetzungsfähigen Lösungsansätzen zu den in der Ist-Analyse aufgedeckten Schwachstellen und Problembereichen. Sie orientiert sich an den im Projektauftrag definierten Zielen der Organisationsuntersuchung.
Vor der Erarbeitung verschiedener Konzepte sollten daher nochmals die Untersuchungsziele reflektiert werden. Mit Blick auf die vorliegenden Informationen kann möglicherweise eine Zielanpassung erforderlich sein.
In der Phase der Soll-Konzeption wird ein gezielter Weg zur Entwicklung der Lösungsansätze durchlaufen. Zu den ermittelten Schwachstellen werden Lösungsansätze erarbeitet. Hierbei fließen auch die ausgewerteten Hinweise und Anregungen der Beschäftigten ein.
Darüber hinaus empfiehlt es sich im Rahmen von Workshops, unter Umständen gemeinsam mit den betroffenen Beschäftigten, Lösungsideen zu entwickeln.
Hilfreich ist hierbei der Einsatz so genannter Kreativitätstechniken
Sämtliche gefundene Lösungsansätze werden anhand der zu erreichenden Ziele auf Geeignetheit überprüft. Unter Umständen erweisen sich Lösungsvorschläge aufgrund interner oder externer Rahmenbedingungen (Rechtsvorschriften etc.) von vornherein als nicht umsetzbar. Diese sind zu verwerfen, eine Dokumentation empfiehlt sich aber schon deshalb, weil sich Rahmenbedingungen zukünftig durchaus ändern können und um zu verhindern, dass in künftigen Untersuchungen erneut Aufwand zur Erarbeitung bereits entwickelter Lösungen entsteht. Die verbleibenden Ansätze müssen erneut einer vergleichenden Bewertung unterzogen werden, um den sachlich und wirtschaftlich sinnvollsten Lösungsvorschlag zu finden.
Die Bewertung der Alternativen ist dann unkompliziert, wenn bei allen Lösungen ausschließlich eindeutig messbare monetäre Unterschiede bewertet werden müssen, die Leistung beziehungsweise der Nutzen jedoch gleich sind.
Die Bewertung erfolgt dann anhand
Stehen neben monetären auch qualitative Aspekte zur Bewertung an, wird die Entscheidung komplexer und
- qualitative Bewertungsmethoden sind (zusätzlich) anzuwenden [1].
Als Ergebnis der Sollkonzeptionsphase liegt ein Soll-Konzept mit umsetzungsfähigen Lösungsalternativen vor. Auf Basis der durchgeführten Bewertungen wird ein eindeutiges Votum für die am besten geeignete Lösung und zum weiteren Vorgehen abgegeben.
Zur Dokumentation der Projektergebnisse, aber auch anderer relevanter Informationen dient der Abschlussbericht. Er sollte folgenden Inhalt haben:
- Zielsetzung der Organisationsuntersuchung,
- Auftrag zur Organisationsuntersuchung,
- Vorgehensbeschreibung mit Begründung,
- Ist-Darstellung mit Problemanalyse,
- begründete Lösungsvorschläge,
- Zusammenfassung der Ergebnisse (Managementfassung), gegebenenfalls detaillierte Personalbedarfsberechnung,
- Empfehlungen zum weiteren Vorgehen/Maßnahmenkatalog, gegebenenfalls weitere Hintergrundinformationen.
Aufgrund der zum Teil weit reichenden Auswirkungen der Soll-Vorschläge und Maßnahmenempfehlungen eines Abschlussberichts ist darauf zu achten, dass dieser sowohl inhaltlich als auch formell eine Qualitätssicherung durchlaufen hat.
Die Übergabe des Abschlussberichts an den Auftraggeber sollte durch eine Ergebnispräsentation unterstützt werden. Dabei bietet sich die Gelegenheit zur Klärung erster Fragen.
Die Abnahme der Ergebnisse, also des Soll-Konzepts, sowie die endgültige Entscheidung für eine der Lösungsalternativen obliegt dem Auftraggeber. Das Organisationsteam sollte für weitere Beratungsgespräche zur Verfügung stehen.
Soweit Lösungsalternativen die Einführung oder den Ausbau von IT-Systemen/-verfahren beinhalten, ist zu beachten, dass ein solches IT-Projekt bestimmten Anforderungen an Methoden (Durchführung des Projektes nach V-Modell XT, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe Fachkonzept IT) unterliegt, welche zwingend benutzt werden müssen. Nähere Informationen dazu liefert die Homepage der/des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik [2]. IT-Beratung wird ebenfalls zentral durch das InformationsTechnikZentrum bund (ITZ Bund)[3] angeboten.
Fußnote
[1] Unter welcher Voraussetzung welche Bewertungsmethode geeignet ist und angewendet werden soll, ist in den entsprechenden Kapiteln zu den Methoden detailliert beschrieben.
[2] Weitere Informationen sind online verfügbar unter http://www.cio.bund.de.
[3] Weitere Informationen sind online verfügbar unter https://www.itzbund.de
