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4.1 Notwendigkeit und Ziele der prozessorientierten Organisation

Unter dem stetig wachsenden Druck knapper Ressourcen und den wachsenden Ansprüchen der Empfänger öffentlichen Verwaltungshandelns stellt auch die öffentliche Verwaltung ihre Produkte und Leistungen immer mehr in den Mittelpunkt des (Optimierungs-)Interesses. Sie wendet sich damit von der bisher verbreiteten strukturellen Denkweise in Funktionen und Hierarchien ab. Sie fokussiert weniger auf aufbauorganisatorische Aspekte, sondern auf die Organisation und den Ablauf der Prozesse, auch über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg (Prozessorientierung, siehe Funktionsorientierung vs. Prozessorientierung), da diese sich unmittelbar auf die Qualität, die Kosten und die Erstellungszeit einer Leistung oder eines Produktes auswirken.

Ziele der prozessorientierten Organisationsgestaltung sind neben der Senkung von Kosten und Durchlaufzeiten eine höhere Produkt-/Leistungsqualität. Zum Erreichen dieser Ziele bedarf es neben standardisierten und klar strukturierten Abläufen mit eindeutigen Zuständigkeiten, einer Steigerung der organisatorischen Flexibilität sowie mehr Ergebnis- und Verantwortungsbewusstseins bei allen Beteiligten.

Prozesse sollen schlank, transparent, überschaubar, eindeutig und um Fehler bereinigt sein. Jede Tätigkeit im Prozess soll direkt oder zumindest indirekt zur Wertschöpfung beitragen, das heißt dem (Zwischen-)Produkt einen messbaren Mehrwert verleihen.

Dabei ist zu beachten, dass die öffentliche Verwaltung an verschiedene rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen gebunden ist, die bei der Optimierung vorhandener Prozesse zu beachten, oder im Sinne der Verwaltungsvereinfachung auf anderer Ebene politisch zu hinterfragen sind.

Die Geschäftsprozessanalyse/-optimierung, als Vollzugskritik auch Bestandteil der Aufgabenkritik, beschäftigt sich regelmäßig mit der Identifizierung, Analyse und Optimierung der Prozesse einer Organisation. In der Regel erfolgt eine Einteilung in Führungs-, Ausführungs/Kern- und Unterstützungsprozesse.

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