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5.3.3 Vorgehensbeschreibung

Aus dem im Folgenden modellhaft beschriebenen Verfahren für überwiegend dispositiv-kreative Arbeitsbereiche ergibt sich ein turnusmäßiger (in der Regel jährlicher) Planungskreislauf, der sowohl durch das Haushaltsverfahren als auch durch mögliche (Ziel-)Steuerungsprozesse beeinflusst ist. Der administrative und planerische Mehrwert resultiert vor allem aus der regelmäßigen Anwendung eines mehrstufigen Verfahrens und der Fortschreibung von Aufgabenkatalog und Aufwänden. Die Mehrstufigkeit des Verfahrens dient u. a. der Plausibilisierung der Daten von der Referats- bis zur Leitungsebene und der Fokussierung auf die Behördenziele.

Die strukturierte Einführung des Alternativen Verfahrens ist ein Prozess, der konzipiert, organisiert und in der Umsetzung aktiv gesteuert werden muss. Die Einführung kann abhängig von der Ausgangssituation zwei bis vier Zyklen umfassen. Dies setzt eine Unterstützung der Leitung sowie ausreichende Personalkapazitäten voraus. Die erforderliche Validität der Daten ist insbesondere nur dann erreichbar, wenn bei allen Verfahrensbeteiligten ein Grundkonsens besteht, dass die tatsächlichen Aufwände in fairer und gleichförmiger Weise erhoben und dem weiteren Planungsprozess zugrunde gelegt werden.

Die Dauer der Einführungsphase hängt von den spezifischen Gegebenheiten, insbesondere von den bereits vorhandenen Instrumenten, ab. Dies gilt es zu berücksichtigen, wenn eine oberste Bundesbehörde das Alternative Verfahren erstmalig oder als Nachfolgeverfahren zur Personalmengenplanung [1] für sich nutzen möchte.

Kreislaufmodell des Alternativen Verfahrens Kreislaufmodell des Alternativen VerfahrensKreislaufmodell des Alternativen Verfahrens

Das Alternative Verfahren wird durch eine fortlaufende Bedarfserhebung zu einem Kreislauf- / Phasenmodell. Die aktuellen strategischen Prioritätensetzungen werden durch retrospektive Aufwandsschätzungen laufend überprüft und schaffen durch das Anpassen der zur Verfügung stehenden Ressourcen in Kombination mit der Anmeldung neuer Planstellen und Stellen eine Steuerungsmöglichkeit im Bereich der obersten Bundesbehörden.

Fußnote

[1] Das Alternative Verfahren ersetzt den bisherigen Exkurs zur Personalmengenplanung (PMP). Die Mitglieder des AfO haben im November 2016 das Alternative Verfahren zur Personalbedarfsermittlung und Ressourcensteuerung bei obersten Bundesbehörden beschlossen und der Aufnahme in das „Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung“ zugestimmt.

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