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7.1 Zielvereinbarungen, Kontraktmanagement

Die Zielvereinbarung ist eines der wichtigsten neuen Führungsinstrumente in der öffentlichen Verwaltung, da sie den Wandel von der input- zur outputbasierten Steuerung maßgeblich beeinflusst. Die bisherige Steuerung der Leistungserstellungsprozesse der öffentlichen Verwaltung erfolgte hauptsächlich per Einzelanweisungen, die den Ausführenden enge Grenzen setzten, deren kreatives Potenzial vernachlässigten und somit die Eigenverantwortung für die Ergebnisse ihres Handelns wenig forderten. Zielvereinbarungen hingegen sind partnerschaftlich und einvernehmlich abgeschlossene Vereinbarungen über qualitative und/oder quantitative Ausprägungen von Ergebnissen. Sie sollen Klarheit und Transparenz hinsichtlich gemeinsamer Ziele schaffen und den Fokus darauf lenken. Nur anhand vorher festgelegter Ziele kann ergebnisorientiertes Handeln erfolgen. Zielvereinbarungen erfüllen unterschiedliche Funktionen[1]:

  • Führungs- und Steuerungsfunktion: gemeinsame Formulierung und Festlegung von Vorstellungen über Ergebnisse (Ziele) ohne detaillierte Anweisungen über die Durchführung schaffen Freiräume bei der Gestaltung der Prozesse und des wirtschaftlichen Ressourceneinsatzes.

  • Motivationsfunktion: kooperative Führung und Freiräume motivieren die Mitarbeiter.

  • Koordinationsfunktion: verbindliche Festlegungen ermöglichen einen Überblick über das gemeinsame Zielsystem und helfen so bei der Vermeidung von Doppelarbeit und Ineffizienz.

  • Informationsfunktion: Vergleiche von Zielen und tatsächlich erreichten Ergebnissen (Soll-Ist) ermöglichen die objektive Bewertung der erzielten Ergebnisse und damit der Leistung der Mitarbeiter.

  • soziale Funktion: partnerschaftliche Kooperation bei der Vereinbarung der Ziele stärkt die Loyalität und das Vertrauen.

Die Vereinbarung von Zielen kann, wie die folgende Abbildung zeigt, zwischen unterschiedlichen Organisationen und Organisationseinheiten stattfinden. Zielvereinbarungen können auch zwischen vorgesetzten Behörden (z. B. Ministerien) und Behörden / Einrichtungen des nachgeordneten Bereichs sinnvoll sein:

Grafik: Ebenen und Richtungen von Zielvereinbarungen Ebenen und Richtungen von ZielvereinbarungenEbenen und Richtungen von Zielvereinbarungen

Die Verwendung des Begriffes Zielvereinbarung beschränkt sich in der Verwaltungspraxis meist auf Ziele die innerhalb einer Behörde zwischen den verschiedenen Hierarchieebenen vereinbart werden. Zielvereinbarungen finden zwischen den Beteiligten in Form von Gesprächen (Mitarbeitergespräche, Verhandlungen) statt. Dabei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die vereinbarten Ziele bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

  • Messbarkeit/Operationalisierbarkeit: Die Erreichung der Ziele muss über Kriterien messbar sein.

  • Beeinflussbarkeit durch andere Beschäftigte: Kann die Zielerreichung durch andere als den Betroffenen selbst maßgeblich beeinflusst werden, ist von diesem Ziel abzusehen.

  • Regelgerechtigkeit: Die vereinbarten Ziele dürfen bestehenden Regeln (Gesetze, Verwaltungsvorschriften, Betriebsvereinbarungen etc.) nicht widersprechen.

  • Realisierbarkeit: Die Ziele müssen realistisch erfüllbar sein.

  • Eindeutigkeit: Interpretationsspielraum und Auslegungsmöglichkeiten verhindern die objektive Bewertung der Zielerreichung und können zu inhaltlichem Dissens führen.

  • Angemessenheit: Die Zahl der vereinbarten Ziele sollte nicht zu groß sein, da sonst die Transparenz verloren geht.

Die Ziele werden in einem Zielsystem abgebildet, welches auf Zielkonflikte überprüft werden muss. Eventuell bestehende Konflikte müssen bereinigt werden. Die Vorgehensweise zu Zielvereinbarungen zwischen Beschäftigten und Führungskräften ist detailliert in der Publikation "Praxisempfehlungen für die Erstellung und den Abschluss von Zielvereinbarungen im Bundesministerium des Innern und in den Behörden des Geschäftsbereichs des BMI"[2] erläutert und mit Beispielen aus der Verwaltungspraxis hinterlegt.

Exkurs: Für Zielvereinbarungen zwischen verschiedenen Organisationseinheiten einer Behörde (zum Beispiel zwischen Fachbereichen und dem IT-Referat) oder zwischen einer Behörde und externen Stellen (Politik, Wirtschaft, Verwaltung) werden häufig die Begriffe Kontrakt(-management) oder Service Level Agreement (SLA) verwendet. Beide Begriffe bezeichnen ebenfalls die Vereinbarung von qualitativen und quantitativen Zielen zwischen den Beteiligten, haben jedoch eher einen vertraglichen Charakter.

Fußnote

[1] Vgl. BMI 2001.
[2] Ebenda.

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