2.4.3.5.4.1 Aufgaben oder Prozesse

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Einführung

Wichtige Basisinformation sind die Aufgaben und Prozesse des Betrachtungsbereichs. In einem ersten Schritt sind diese zu ermitteln. Die Erstellung der Aufgabengliederung (aufgabenbezogene Erhebung) oder Ablaufdarstellung (prozessbezogene Erhebung) kann mittels einer Dokumentenanalyse, über Interviews, Workshop/Moderation, Fragebogen oder Selbstaufschreibungen erfolgen. Betrachtungstiefe und der Detaillierungsgrad der Aufgabengliederung bzw. der Ablaufdarstellung sind abhängig vom Auftrag für die PBE und in der Folge von der für die Ermittlung des Personalbedarfs vorgesehenen Erhebungsmethode.

Quelle: eigene Darstellung

Abbildung 19: Basisdaten: Aufgaben oder Prozesse

Ziel ist es, alle Aufgaben und/oder Prozesse des Betrachtungsbereichs vollständig und eindeutig abgegrenzt darzustellen. Jede Tätigkeit muss im Rahmen der Datenerhebung zweifelsfrei einer Aufgabe bzw. einem Prozess zugeordnet werden können, damit Überschneidungen und Doppelerhebungen ausgeschlossen werden können. Für die Gliederung und Darstellung der Aufgaben kann die Aufgabengliederung, für die Gliederung und Darstellung von Prozessen die Ablaufdarstellung eingesetzt werden.

Zusätzlich zur Aufgabengliederung bzw. zur Ablaufdarstellung sind auch alle wesentlichen organisatorischen Rahmenbedingungen der Aufgabenerledigung zu dokumentieren, damit auf Basis der erhobenen Daten später Folgeverfahren zur Personalbedarfsermittlung durchgeführt werden können.

Meist ist es nicht sinnvoll, alle Aufgaben bzw. Prozesse mit der gleichen Detaillierung und dem gleichen Aufwand zu erheben.

Damit Aufwand und Ergebnis in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen, sind Aufgaben bzw. Prozesse, die viele Kapazitäten binden, detailliert zu betrachten (vgl. ABC-Analyse).

Aufgaben und Prozesse, die selten vorkommen bzw. nur geringen Aufwand verursachen, werden weniger detailliert betrachtet.

Für jede Aufgabe bzw. jeden Prozess (aufgabenbezogene bzw. prozessbezogene Erhebung) wird der Aufwand zunächst auf grober Ebene erhoben. Dies kann in Form von geschätzten Zeitanteilen in Bezug auf die gesamte Aufgabenerledigung erfolgen (vgl. VZÄ-Verteilung). Für die Klassifizierung der Aufgaben sollte die ABC-Analyse eingesetzt werden.

Die Datenerhebung (Arbeitsmengen und Bearbeitungszeiten) findet in der Regel auf der tiefsten Gliederungsebene der Aufgabe bzw. des Prozesses (Teilaufgabe, Unteraufgabe; Tätigkeit, Arbeitsschritt) statt.

Anmerkungen des Bundesrechnungshofes zur Aufgabengliederung
(vgl. Methodenbeschreibung Aufgabengliederung):

Die Prüfungserkenntnisse des Bundesrechnungshofes verdeutlichen die Notwendigkeit einer detaillierten Aufgabengliederung. Häufig haben Bundesbehörden die Aufgaben nicht oder unzureichend beschrieben bzw. die Aufgaben in unübersichtlichen Aufgabenblöcken zusammengefasst. Insbesondere bei den Schätzverfahren oder bei der Selbstaufschreibung führen zu grob strukturierte Aufgabenblöcke zu ungenauen Angaben der Beschäftigten. Es ist deshalb ratsam, mittels einer Aufgabenanalyse die zu untersuchenden Bereiche möglichst genau zu zergliedern. Hierzu sind die Aufgaben zunächst in Teilaufgaben zu untergliedern. In einem zweiten Schritt sind dann – wo möglich – die Teilaufgaben in Unteraufgaben zu strukturieren. Hierdurch entsteht eine größere Gliederungstiefe, welche die Übersichtlichkeit der Aufgabengliederung verbessert. Dem Beschäftigten ist es so möglich, Zeitwerte auch für Unter- und/oder Teilaufgaben konkret zu ermitteln, was erfahrungsgemäß zu genaueren Ergebnissen führt. Des Weiteren lässt sich die Personalbedarfsermittlung bei späteren Änderungen im Arbeitsablauf (zum Beispiel Wegfall von Einzeltätigkeiten) mit geringerem Aufwand fortschreiben, wenn eine detaillierte Aufgabengliederung vorliegt.

Die Aufgaben sollten gegliedert (vgl. Aufgabengliederung) sein in:

(1) Führungs- und Leitungsaufgaben
(2) (Fach-)Aufgaben mit Teil- und Unteraufgaben: Dies können in Querschnittsbereichen oder HOPII-Bereichen auch die Querschnittsaufgaben sein.
(3) Zusammenhangstätigkeiten der (Fach-)Aufgabe: Hierbei handelt es sich um planbare Zusammenhangstätigkeiten, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der (Fach-)Aufgabe stehen und somit der Grundzeit zuzuordnen sind,
(4) Beauftragungen/Bestellungen: Aufgaben, welche auf Grundlage eines individuellen Direktions- und Weisungsrechtes (Beauftragung/Bestellung) „dauerhaft“ wahrgenommen werden. Diese Tätigkeiten sind ebenfalls der Grundzeit zuzuordnen und im Personalbedarf entsprechend zu berücksichtigen, um eine Überlastung bzw. Überplanung vorhandener VZÄ auszuschließen. Dies gilt insbesondere für die Mitarbeit in Gremien, Ausschüssen, Arbeitsgruppen, aber auch für das sogenannte Beauftragtenwesen, also für Aufgaben, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit der einzelnen Fachaufgabe stehen, sondern zusätzlich beauftragt werden.
(5) Projektaufgaben: Diese können sinnvollerweise miterhoben werden, wenn im Betrachtungsbereich zeitlich befristet Projektaufgaben wahrgenommen werden und in Aussicht steht, dass Teilaufgaben später in die Linienorganisation übergehen sollen bzw. werden.

Als Zusammenhangstätigkeiten der Fachaufgabe (2) sollten die folgenden Tätigkeiten in der Aufgabengliederung oder während der Erhebung subsumiert Berücksichtigung finden:

  • Besprechungen und Rücksprachen in allgemeinen dienstlichen Angelegenheiten (z. B. Referatsbesprechungen; bei der Referatsleitung ist dieser Zeitbedarf in Führung und Leitung enthalten),
  • Beauftragungen/Bestellungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Fachaufgabe stehen (z. B. Beauftragte für Strahlenschutz oder Fachkraft für Hygienestandards im Labor etc.)
  • regelmäßige Abstimmung unter Beschäftigten (z. B. zwischen Referatsleitung und deren Vertretung),
  • Lesen von Fachliteratur,
  • Vor- und Nachbereitungstätigkeiten, wie z. B. Dienstreise buchen und abrechnen, Videokonferenz/Telefonkonferenz vorbereiten und nachbereiten,
  • Einarbeitung von neuen Beschäftigten,
  • Betreuung von Auszubildenden (soweit nicht eigenständige Aufgabe als Beauftragte für Auszubildende)
  • Teilnahme an Tagungen, Kongressen, Messen (soweit nicht eigene Fachaufgabe z. B. in der Organisationseinheit für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit),
  • allgemeine Rüstzeiten (z. B. Wegezeiten zum Arbeitsplatz bei Dienstbeginn/-ende, PC hochfahren, Schutzkleidung anlegen)

Diese Aufgaben beinhalten regelmäßig wiederkehrende, in die Aufgabengliederung aufgenommene "Tätigkeiten". Hierzu bietet sich eine Bemerkungsspalte an, in der diese Tätigkeiten aufgelistet sind. Sollte eine (Fach-)Aufgabe aus bestimmten Gründen näher untersucht werden, ist sie eigenständig in der Aufgabengliederung zur jeweiligen Fachaufgabe aufzunehmen.

In der Aufgabengliederung sollten mindestens auf Referatsebene folgende Aufgaben als eigenständige Aufgaben dargestellt werden (vgl. Anlage 9: Mustervorlage / Arbeitshilfe):

  • Teilnahme an Maßnahmen / Angeboten des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (soweit eine Zeitgutschrift der Arbeitszeit erfolgt bzw. das Angebot innerhalb der Arbeitszeit wahrgenommen wird)
  • Teilnahme an Fortbildungen und Schulungen
  • Teilnahme an Personalversammlungen, ggf. mit Vor- und Nachbereitungszeit,
  • Mitarbeitergespräche mit Vorgesetzten,

  • Beurteilungsgespräche/Gespräche zur Leistungsorientierten Bezahlung nach dem TVöD (bei Führungskräften fallen diese Zeiten unter Führen und Leiten)

Hinweis:

In den vergangenen Jahren hat die Praxis gezeigt, dass sich die Behörden insbesondere mit den Themenbereichen Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Fort- und Weiterbildung in der PBE stärker auseinandersetzen müssen, da diese erheblich an Bedeutung gewonnen haben.
Dazu gehört, die Werte im IST festzustellen (in vielen Bereichen sind die Daten vorhanden und müssen nur aus verschiedenen Systemen gezogen und aggregiert werden), für das SOLL zu analysieren, zu bewerten und neu festzulegen sowie (möglichst jährlich) fortschreiben.

Daten zu Fortbildungen und Betrieblichem Gesundheitsmanagement (BGM), aggregiert für den Betrachtungsbereich, sind ggf. aus den vorhandenen Systemen in den Behörden zu generieren.

Nachdem die Aufgaben bzw. Prozesse erhoben wurden, widmen sich die nächsten Kapitel nun der Erhebung von Zeiten.

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