Überblick und Definition

In Workshops setzen sich Menschen in kleineren Gruppen über einen halben, bis zu zwei Tage hinweg mit einer bestimmten Thematik intensiv und interaktiv auseinander, erlernen dabei neue Fähigkeiten oder wenden bestehende an. Beispielsweise können Daten erhoben (Aufgaben, Bearbeitungszeiten, Mengen etc.), Konzepte erarbeitet (vgl. auch Brainstorming) oder Lösungsansätze für ein Problemfeld erarbeitet werden. Ziel eines Workshops oder einer modularen Workshopreihe ist es, Entscheidungen zu treffen oder auch den Gruppenzusammenhalt zu stärken.

Ein Workshop sollte stets moderiert werden. Am besten eignet sich hierzu eine externe Person, da diese nicht emotional bzw. fachlich im Thema „gefangen“ ist.

Der Schwerpunkt liegt dabei auf der gemeinsamen Arbeit an einem gemeinsamen Ziel. Die Moderation steuert die Kommunikation in den Arbeitsgruppen, wobei die Gruppe kooperativ und gemeinschaftlich zu einem bestimmten Ziel oder Ergebnis geführt werden soll.

Mögliche Formate und Inhalte von Workshops / modularen Workshopreihen

Abbildung 1: Formate, Zweck & Inhalte von Workshops (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

_{Abbildung 1: Formate, Zweck & Inhalte von Workshops}

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Aufbau: Vom Konzept zur Durchführung

Abbildung 2: Workshop-Design (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

_{Abbildung 2: Workshop-Design}

Für die Planung und Vorbereitung des Workshops lohnt es sich, dem in der Abbildung 2 dargestellten Workshop-Design zu folgen:

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Rollenkonzept für den Workshop

Wer erfüllt welche Aufgaben, hat welche Kompetenzen und verantwortet welche Ergebnisse?

Abbildung 3: Rollenkonzept für den Workshop (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

_{Abbildung 3: Rollenkonzept für den Workshop}

• Die bzw. der Organisator*in bereitet den Workshop vor und konsolidiert die Arbeitsergebnisse. Er/Sie ist dafür verantwortlich, dass die richtigen Teilnehmenden zur richtigen Zeit im richtigen Raum zusammenkommen.
• Die Moderation[2] führt durch das Treffen und interagiert mit den Teilnehmenden. Er oder sie muss nicht zwangsläufig Fachexperte des Themas sein. Manchmal ist es sogar vorteilhaft, wenn die Moderation das Fachgebiet nicht kennt, mit neugierigen neutralen Fragen den kreativen Austausch der Gruppenmitglieder fördert und die Teilnehmenden bei der Zielerreichung unterstützend begleitet. So werden häufig durch die Moderation schlummernde Ideen geweckt, gemeinsame Konfliktlösungen erarbeitet und die Teilnehmenden in der Entscheidungsfindung unterstützt. Die Moderation behält Gruppendynamik, Rollenverteilung, Gesprächsatmosphäre und vereinbarte Workshopregeln im Blick.
• Der bzw. die Schriftführer*in sorgt dafür, dass die (Zwischen-)Ergebnisse des Workshops festgehalten werden. Dies kann in Form einer Besprechungsmitschrift, eines Fotoprotokolls oder einer Videoaufzeichnung erfolgen und hängt vom Termin und seinen Zielen ab. Sinnvoll ist es, dass der/die Schriftführer*in die Inhalte des Workshops grob kennt.
• Die Teilnehmenden erzeugen im Workshop Ergebnisse unter der Leitung der Moderation. Sie haben Detail- bzw. Fachkenntnisse, kennen die Anforderungen, Rahmenbedingungen etc.[3]

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Die Moderation – eine entscheidende Rolle zum Gelingen von Workshops

Praktische Erfahrungen zeigen, dass in Gesprächsrunden und Workshops durch unsystematische Gesprächsführung häufig wertvolle Arbeitszeit gebunden wird. Zwischenmenschliche Konflikte werden auf der Sachebene ausgetragen und Diskussionsinhalte zu den definierten Themen schweifen ab. In der Folge kommt es zur „Vertagung" der eigentlich dringend benötigten Ergebnisse oder dem Abbruch eines erfolglosen Gesprächs. Der Moderation kommt deshalb eine äußerst wichtige Rolle für die Erreichung der Ziele eines Workshops zu. Während die teilnehmenden Personen für die inhaltlichen Beiträge zuständig sind, hat die moderierende Person die Verantwortung für den zeitlichen und strukturellen Ablauf sowie die Dokumentation der Ergebnisse. Durch gezielte Fragestellung oder Thesen unterstützt sie die Gruppe bei der Erarbeitung der Ergebnisse und sorgt dafür, dass der rote Faden im Meinungsaustausch erhalten bleibt. Die Inhalte und Ergebnisse des Workshops fasst sie in klarer und verständlicher Form zusammen.

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Aufgaben der Moderation in Workshops

Aufgaben der Moderation in einem Workshop sind:

• Definition des Workshop-Ziels,
• Gestaltung des Gesprächsverlaufs (Dramaturgie),
• Organisatorische Vorbereitung,
• Einführung in die Thematik,
• Steuerung der Diskussion/des Gesprächs
• Inhaltliche Klärung bei Unklarheiten,
• Einhaltung des zeitlichen Rahmens
• Visualisierung und Dokumentation der Ergebnisse.

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Steuerungsmittel der Moderation

Für die Steuerung der Gruppe werden bei der Moderation verbale Steuerungsmittel, unterstützt durch nonverbale Steuerungsmittel (Mimik, Gestik, Tonfall), eingesetzt:

Verbale Steuerungsmittel	Erklärung	auffordernde Gestik oder Mimik
Fragen stellen	„Wer fragt, der führt" – Durch gezielte Fragen kann die Gruppe in eine gewünschte Richtung gelenkt werden.	auffordernde Gestik und Mimik
	Fragen müssen grundsätzlich präzise und eindeutig sein.
	Aktives Zuhören bedeutet, dass die von der Gruppe eingebrachten Inhalte tatsächlich wahrgenommen und gewürdigt werden.
Aktives Zuhören	Es können sich zum Beispiel die weitere Vorgehensweise und Fragestellung der Moderation ändern, wenn sich durch Ideen und Gedanken der Gruppe Veränderungen ergeben. Reagiert die moderierende Person nicht auf Antworten der Gruppe und fährt nach einem starren Schema fort, führt dies möglicherweise zur Demotivation.	Kopfnicken
Zusammenfassen	Nach jedem Zwischenergebnis, oder nach Abschluss eines wichtigen Arbeitsschrittes zieht die moderierende Person ein Fazit. Zum einen wird damit die Gruppe wieder auf denselben Diskussionsstand gebracht, zum anderen wird verdeutlicht, dass Ergebnisse erzielt worden sind. Dies kann zur Motivation der Gruppe beitragen.

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Praxistipp für die Moderation: Offene Fragen (W-Fragen) stellen und Teilnehmende aktivieren. Mit systemischen und starken Fragen arbeiten:[4]

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Praxistipps für die Moderation: Situationen und Reaktionsmöglichkeiten

Besondere Rolle der Moderation[5]

(1) Die Teilnehmenden hören und sehen – neutrale Position der Moderation:
Wenn jede/r Teilnehmende für sein Thema brennt, aber doch nicht alle ihre Gedanken und Ideen gleich stark mit einbringen, ist die Moderation gefragt: Sie verschafft allen gleichermaßen Gehör und bindet Einzelne mit entsprechenden Moderationstechniken ins Geschehen ein. Die Moderation berücksichtigt somit unterschiedliche Erfahrungen und Kompetenzen, aber auch Wünsche und Bedürfnisse bei der Ergebnisentwicklung.

(2) Fokus auf die zielführende und strukturierte Bearbeitung der Themen legen – lenkende Funktion der Moderation:
Wenn viele kreative und motivierte Teilnehmende aufeinandertreffen, gilt es, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Die Moderation strukturiert, priorisiert und leitet weitere Arbeitsschritte im Workshop ein. Sie behält den roten Faden im Blick und trennt Wesentliches vom Unwesentlichen.

(3) Entscheidungen gemeinsam herbeiführen und transparent machen – die Moderation als Vermittler*in und Transparenzverantwortliche/r:
Insbesondere wenn im Workshop Entscheidungen zu treffen sind, die auch künftig von allen Teilnehmenden mitzutragen und umzusetzen sind, ist es wichtig, den Entscheidungsprozess transparent zu machen. Die Teilnehmenden müssen stets auf dem Weg der Entscheidungsfindung bis hin zur Entscheidung mitgenommen werden.

(4) Orientierung wahren trotzt unterschiedlicher Interessen und Fachlichkeiten – die Moderation als Wegweiser*in und Leitplankengeber*in:
Die Moderation hat die wichtige Aufgabe, das Wesentliche im Blick zu behalten, Orientierung zu wahren, sowie die diversen Interessen und das unterschiedliche Fachwissen strukturiert und transparent zu einer gemeinsamen Lösung bzw. Entscheidung zu führen.

Die Rolle der Moderation und der Protokoll-/Schriftführung kann von ein und derselben Person übernommen werden. Gerade bei Workshops, wo zentral an einem Dokument gearbeitet wird, ist ein separates Mitschreiben nicht erforderlich. Es ist in Abhängigkeit des Workshop-Konzepts zu entscheiden, ob beide Aufgaben von einer Person gleichzeitig bewältigt werden können.

Typische Moderationsfallen vermeiden[6]

Pingpong-Falle
Der Zwang, jeden Wortbeitrag umgehend und persönlich selbst zu kommentieren.
Stattdessen:

• Pausen aushalten können und Beiträge aus der Gruppe abwarten
• Frage weiterreichen: „Wie sehen die anderen das?“
• sachliche Spiegelung oder Kommentierung des Beitrages: „Das wäre ein Argument für …“

Anwaltsfalle
Der Zwang, sich zum Anwalt oder Fürsprecher einer Position oder Meinung zu machen.
Stattdessen:

• inhaltliche Meinungsäußerungen als Rollenwechsel verdeutlichen: „Ich verlasse einmal kurz meine Moderatorenrolle und möchte selbst ein Argument einbringen.”
• Neugier auf unterschiedliche Positionen entwickeln

Schweigefalle
Der Zwang, bei Diskussionspausen sofort intervenieren zu wollen.
Stattdessen:

• Pausen als Teil eines kreativen Prozesses begreifen (im Geiste bis 10 zählen)
• gegebenenfalls neuen Impuls setzen, etwa durch die Erweiterung der Frage oder eine Zusammenfassung
• im Extremfall Schweigen thematisieren

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Vorgehensweise / Durchführung

Die Moderation umfasst mehr als nur die Leitung des Workshops. Um die Ziele des Workshops zu erreichen, ist es notwendig, eine offene Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die durch die Einhaltung einer geordneten und fairen Arbeitsweise geprägt ist. Hierfür sollten Verhaltensregeln vereinbart werden, die allen Beteiligten bekannt sind und deren Einhaltung von der moderierenden Person gewährleistet wird. Die Durchführung des Workshops und die Moderation bestehen aus drei aufeinander folgenden Phasen, am Ende steht die Ergebnisdokumentation:

Abbildung 4: Vorgehensweise / Durchführung (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Einführung

Die Einführung ist eine erfolgskritische Phase für die Gruppenarbeit, da an dieser Stelle die Basis für die Arbeitsatmosphäre geschaffen wird. Folgender Ablauf ist denkbar:

• Vorstellung der moderierenden Person,
• Vorstellung der teilnehmenden Personen,
• Erläuterung des Themas oder der Problemstellung,
• Vorstellung des Ablaufs (eventuell gemeinsamer Beschluss einer Tagesordnung inklusive Pausenzeiten) und der Hilfsmittel.

Die Einführungsphase sollte entsprechend ihrer Bedeutung ausreichend Zeit einnehmen. Eine zu frühe Überführung in die sachliche Diskussion kann sich nachteilig auf die Gesprächsatmosphäre auswirken.

Bearbeitung des Themas mithilfe der Moderationsfragen

Im Anschluss an die Einführung folgt die Moderation mit den in der Dramaturgie festgelegten Arbeitsschritten und Fragen. Abweichungen sollten dabei möglichst vermieden werden, da die Gefahr besteht, dass durch Erläuterungen das Ergebnis beeinflusst wird oder Verwirrung entsteht. Für die Moderation können in dieser Phase verschiedene Techniken genutzt werden:

Moderationstechnik	Erklärung
Kartenabfrage	Die teilnehmenden Personen schreiben ihre Antworten oder Ideen zur gestellten Frage auf eine Karte. Die Karten werden eingesammelt und die Ergebnisse strukturiert an einer Pinnwand dargestellt.
Zurufabfrage	Die Gruppe gibt direkt Antwort auf die gestellte Frage. Die Antworten werden von der moderierenden Person zusammengefasst und auf eine Karte übertragen, die dann wiederum zur Strukturierung der Idee an die Pinnwand geheftet wird.
Gewichtungsfrage	Wenn während der Moderation eine Entscheidung gefällt werden muss, kommt die Gewichtungsfrage zum Einsatz. Die verschiedenen Alternativen werden an die Pinnwand geheftet. Die teilnehmenden Personen treffen eine Wahl entsprechend der Vorgaben der moderierenden Person (beispielsweise Auswahl einer oder mehrerer Alternativen).
Aufgabenlisten	Falls innerhalb der Gruppenarbeit oder Diskussion weitere Aufgaben definiert werden, sind diese tabellarisch zusammenzufassen und mit einer verantwortlichen Person und einem Termin zu versehen.

Die Wahl der Moderationstechnik ist wiederum abhängig vom Ziel des Workshops. Sollen nur Informationen gesammelt werden (beispielsweise bei der Erhebung von Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Mengen) wird anders vorgegangen als bei Fachdiskussionen und Entscheidungsfindungen.

Praxistipp: An einer zentralen Abbildung arbeiten
Workshops funktionieren sehr gut, wenn man die Teilnehmenden Ergebnisse zusammen an einem zentralen Bild entwickeln lässt. Dieses gibt den Beteiligten eine gemeinsame Sprache, eine einheitliche Zielausrichtung, sowie das Gefühl, gemeinschaftlich und arbeitsteilig ein Ergebnis zu produzieren.

Praxistipp: Workshop im Stehen absolvieren
Wenn man die Teilnehmenden den Workshop stehend bestreiten lässt, sind sie in der Regel aktiver und aufmerksamer.
Falls das Treffen sitzend stattfindet, kann man dennoch bewusst aufstehen. Mit der erhöhten Position signalisiert die Moderation den „Anspruch auf Leitung des Termins“, bspw. beim Fragen stellen usw. Und man versprüht als Moderation mit einer stehenden Haltung Energie.

Zusammenfassung/Abschlusspräsentation

Die moderierende Person sollte nach jedem Schritt die Teilergebnisse zusammengefasst präsentieren. So kann sie sichergehen, dass Konsens in der Gruppe herrscht. Sind ungeklärte Aspekte übriggeblieben, sollten diese nochmals angesprochen und deren Behandlung gegebenenfalls auf einen anderen Termin verschoben werden. Zum Schluss wird der Ablauf der Gruppenarbeit oder Diskussion durch die moderierende Person noch einmal nachvollzogen. Alle Arbeitsergebnisse werden zusammengefasst. Es folgt die Verabschiedung.

Ergebnisdokumentation

Die Dokumentation gehört zu den Aufgaben der Moderation. Sie kann an eine Co-Moderation übertragen werden, damit sich die moderierende Person vollständig auf die Gruppe konzentrieren kann. Aufgaben der Co-Moderation sind die Visualisierung und Dokumentation der Ergebnisse, z. B. an der Pinnwand. Um die Zugänglichkeit, Verständlichkeit und Einvernehmlichkeit zu gewährleisten, sollten die Ergebnisse in einem Protokoll zusammengefasst und den Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren können die komprimierten Informationen für Dritte in einer Präsentation (Präsentationstechnik) dargestellt werden.

Praxistipp:
Zu Fotoprotokollen stets eine begleitende textuelle Mitschrift anfertigen.
Hintergrund: Fotoprotokolle sind häufig nur mittelmäßig gut lesbar. Obendrein können Fotos nur schlecht weiterverarbeitet werden. So kann es Sinn machen, die Ergebnisse schematisch auf Präsentationsfolien zu übertragen.

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Besonderheiten

Häufig werden Workshops unter erheblichem Termindruck durchgeführt, so dass die ausführliche Planung und optimale Moderationsvorbereitung nicht immer gewährleistet ist. Dennoch sollten vor jeder Gruppenarbeit grundlegende Überlegungen zum Thema stattfinden, um den Erfolg zu gewährleisten. Schlecht vorbereitete Workshops sind häufig erfolglos.

Die Moderation sollte die Gruppenarbeit nicht zu sehr versachlichen und auch ausreichend Raum für zwischenmenschliche Themen lassen. Die Gesprächsatmosphäre wird so aufgelockert.

Durch eine Feedbackabfrage zur Vorgehensweise der Moderation können Fehlentwicklungen verhindert oder zumindest frühzeitig korrigiert werden.

Bei fachlichen Themen neigen Gruppen dazu, in akademische Grundsatzdiskussionen abzuschweifen. Dies sollte sofort unterbunden werden.

Eine Gruppe besteht regelmäßig aus eher extrovertierten und eher introvertierten Personen. Die moderierende Person muss deshalb eventuell lange Monologe Einzelner zum geeigneten Zeitpunkt (nämlich dann, wenn sie nicht mehr zielführend sind) abbrechen und damit auch anderen Personen die Möglichkeit geben, eher zu Wort zu kommen beziehungsweise sie zur Beteiligung zu ermuntern.

Die moderierende Person sollte ihre inhaltliche Meinung auf keinen Fall in den Vordergrund stellen. Dies könnte jedoch passieren, wenn die Moderation von einer Führungskraft ausgeführt wird.

Die Einhaltung des geplanten Zeitenrahmens ist äußerst wichtig. Übersieht die moderierende Person die gesetzten Vorgaben großzügig, wird sie damit bei der Gruppe möglicherweise unglaubwürdig und verliert an Autorität.

Finden Workshops virtuell statt, sollten im digitalen Raum mehr Raum für Pausen bzw. Möglichkeiten des Vernetzens eingeplant werden, z. B. durch Formate wie „Speed-Dating“ oder ähnliches.

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Vorteile und Risiken von Workshops

Vorteile:

1. Akzeptanz von Ergebnissen:
   • Die Teilnehmenden in Workshops interagieren direkt: Fragen können unmittelbar geklärt, Missverständnisse persönlich ausgeräumt, Bedarfe unverzüglich abgestimmt und Entscheidungen sofort gefällt werden.
   • Gerade in Organisationsprojekten, die in aller Regel immer organisationale Veränderungen zur Folge haben, ist davon auszugehen, dass die Lösungsvorschläge bei einer gemeinsamen Erarbeitung besser akzeptiert werden und somit leichter umsetzbar sind.
2. Effizienz der Ergebnisfindung:
   • Durch die Anwendung von Moderationstechniken werden Diskussionen und Gruppenarbeit systematisch und effizient zum Ergebnis geführt.
   • Durch die eingehende Beschäftigung mit der Themenstellung bei der Vorbereitung der Moderation wird die Gefahr gemindert, dass Teilaspekte der Problemstellung vergessen werden.
3. Stärkung des Wir-Gefühls und des Teamgeists:
   • Gemeinsam erarbeitet Ergebnisse stärken Wir-Gefühl und Teamgeist.
   • Manche Teilnehmende empfinden Workshops, ggf. an einen anderen Ort, als kreative Abwechslung von ihrem klassischen Arbeitsalltag.

Risiken:

• Unterschiedliche Qualitäten in den Ergebnissen: Wie erfolgreich ein Workshop und wie hoch die Ergebnisqualität ist, hängt stark von der Organisation und den Teilnehmenden ab.
• Hoher Zeit- und Kostenaufwand: Gerade die Vorbereitung der Workshops ist sehr zeitaufwändig und je nach Ort und Art der Durchführung auch kosten- und personalintensiv.
• Schwierige Terminfindung: Je nachdem, wer (nach eingehender Stakeholderanalyse) teilnehmen soll, kann es schwierig sein, einen Workshop-Termin zu finden, insbesondere dann, wenn die Teilnehmenden aus ihrem „normalen“ Arbeitsalltag herausgeholt werden müssen.
• Hohe Anforderungen an die Moderation: Sie erfordert zusätzlichen Aufwand, viel Erfahrung, Schlagfertigkeit und flexibles Denken. An die Übertragung der Moderatorenfunktion werden hohe Anforderungen gestellt.

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Arbeitshilfen

• Workshop-Planungs-Canvas (moderne Methoden und Arbeitsweisen des Beratungszentrums des Bundes im BVA)
• Excel-Agenda für die Workshopplanung des Beratungszentrums des Bundes im BVA
• Bausteine des Digibaukastens: Workshop Prozesse erheben und Workshop Prozesse gestalten (Beratungszentrum des Bundes im BVA)
• DIT-Toolbox: „DIT sind eure Methoden“ – Methodensammlung zur Durchführung und Gestaltung von Workshops, Projektgruppe Digital Innovation Team (PG DIT) im BMI, 2020

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Quellen- und Literaturverzeichnis

Consulting-LIFE.de, Dr. Christopher Schulz: Der Workshop – im Termin gemeinsam Ergebnisse erarbeiten, München, 2015-2023

business-wissen.de, b-wise GmbH, Autor: Bernd Dieschburg: Tipps für die Moderation und Leitung einer Besprechung; Karlsruhe 2000 - 2023

Agentur für Freundlichkeit, Tanja Baum: Moderation und Moderationstraining; Köln 2023

Fußnote

[1] Beispielhaft seien hier die Räumlichkeiten der Lernwelt der Digitalakademie Bund in Berlin-Kreuzberg und die Lernwelt im GovTech Campus in Berlin-Mitte der Digitalakademie Bund genannt.
[2] In der Praxis werden die Rollen der Organisation und der Moderation häufig von einer Person ausgeführt.
[3] In Anlehnung an: https://www.consulting-life.de/workshop/
[4] Vgl. Bernd Dieschburg, „Tipps für die Moderation“: https://www.business-wissen.de/, abgerufen am 06.03.2023
[5] In Anlehnung an: https://www.agentur-fuer-freundlichkeit.de/ abgerufen am 06.03.2023
[6] Vgl. Bernd Dieschburg, „Tipps für die Moderation“: https://www.business-wissen.de/, abgerufen am 06.03.2023

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