• Organisatorische Einbindung:

  • Bezeichnung der Stelle (Abteilung, Referat …)
  • Unterstellungs-(Weisungsbefugnisse)/Überordnungsverhältnisse (Weisungsbefugte)
  • Organigramm des Bereichs (soweit vorhanden)
  • Vertretungsregelung (einseitig, gegenseitig; vollumfänglich, nur Teilaufgaben)
  • Dauer der Zugehörigkeit zum Bereich/zur Stelle
  • Aktualität der Darstellung des Aufgabengebietes im Geschäftsverteilungsplan
  • Existenz aktueller Arbeitsplatzbeschreibung bzw. Stellenbeschreibung

• Ziele, Aufgaben, Arbeitsweise:

  • Zielsetzungen für die Stelle, den Aufgabenbereich (Ziele konkret, verständlich und nachvollziehbar)
  • Aufgaben der Stelle/des Bereichs mit geschätztem Prozentanteil an der Gesamtarbeitszeit
  • Kompetenzen und Befugnisse zu den jeweiligen Aufgaben (Prinzip der Zusammenführung von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung)
  • Arbeitsaufkommen (gleichmäßiger Arbeitsanfall, saisonale Schwankungen, Terminaufgaben)
  • Absehbare Entwicklungen hinsichtlich der vorhandenen Aufgaben bzw. neue Aufgaben /des Mengenaufkommens der Stelle/des Bereichs
  • System der Aufgabenverteilung (Mengenteilung, Spezialisierung)
  • Arbeitsanweisungen oder Richtlinien für die jeweiligen Aufgaben (aktuell, überarbeitungsbedürftig)
  • Aufgabenüberschneidungen oder Kompetenzprobleme mit anderen Stellen oder Bereichen (ausreichende Aufgabenabgrenzung oder Doppelarbeit; Anhaltspunkte für sinnvolle Aufgabenzusammenlegungen)
  • Überflüssige Aufgaben oder Aufgaben, die wegfallen können
  • Aufgaben, die sinnvoller Weise in diesem Bereich wahrgenommen werden sollten
  • Aufgaben oder Tätigkeiten, die aufgrund anderweitiger Prioritäten oder Arbeitsbelastungen über längere Zeiträume zurückgestellt werden müssen (Bearbeitungsrückstände)
  • Für die Stelle oder den Bereich geführte Statistiken oder Übersichten (angemessene oder überflüssige Datenhaltung)
  • Sachmittelausstattung der Stelle/Stand der IT-Unterstützung der Aufgabenerledigung
  • Auslastung der Stelle (Mehrarbeit/Überstunden)
  • Belastung durch Dienstreisen und sonstige dienstlich bedingte Abwesenheiten

• Information, Kommunikation, Zusammenarbeit:

  • Informationslage der Stelle (zeitnahe Verfügbarkeit aller für die Aufgabenerledigung relevanten Informationen (Informationsverzögerungen/-defizite, zusätzlicher Informationsbedarf)
  • Zuverlässigkeit der Informationen
  • Interner Informationsaustausch (Turnus von Referatsbesprechungen)
  • Wichtige Kommunikationspartner
  • Fachliche Schnittstellenbereiche
  • Entscheidungsverhalten vorgesetzter und sonstiger beteiligter Stellen (zeitnahe Entscheidungen, Arbeitsverzögerungen durch hohe Liegezeiten)
  • Führungsverhalten Vorgesetzter

• Gremientätigkeit:

  • Zugehörigkeit zu Gremien, Arbeitskreisen, Ausschüssen, Projektgruppen (Bezeichnung, Sitzungshäufigkeit, regelmäßiger Aufwand, eigene Funktion innerhalb des Gremiums)
  • Zuarbeit für sonstige Gremien (Bezeichnung, Sitzungshäufigkeit, Aufwand)
  • Erfordernis bestehender oder zusätzlicher Gremienarbeit

• Verbesserungsvorschläge:

  • Was hat sich bewährt und sollte beibehalten werden?
  • Was kann optimiert werden?

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