2.4.3.7.1 Fortschreibungsverfahren
Artikel Einführung
2.4.3.7.1.1 Erfordernis / Notwendigkeit der Fortschreibung
Das Verfahren basiert auf der Grundaussage, dass die Bearbeitungszeiten repräsentativ erhoben wurden und weiterhin gültig sind. Diese Aussage hat in der Verwaltungspraxis von heute vornehmlich für Massenverfahren (z. B. Antragsbearbeitung im Personalkostenbereich) Gültigkeit. In dispositiv-kreativen Bereich ist die Aufgabenwahrnehmung von kontinuierlicher Entwicklung und stetig veränderten Anforderungen geprägt. Die Anforderungen können variieren. Dennoch kann z. B. der Aufwand für die Erstellung von Konzepten vergleichbar sein und man kann auf anderen Erfahrungswerten aufbauen. Aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen wirken sich unter anderem auf die Aufgabenwahrnehmung aus, sodass der Personalbedarf regelmäßig zu überprüfen ist.
2.4.3.7.1.2 Umfang – Wann gilt eine PBE als fortschreibungsfähig?
Von Fortschreibung einer PBE spricht man, wenn auf den in der Vergangenheit ermittelten Daten und Ergebnissen und der Organisationsstruktur aufgebaut wird.
2.4.3.7.1.3 Möglichkeiten / Techniken: Wie schreibe ich eine PBE fort?
Sofern sich die rechtlichen Rahmenbedingungen, Aufgabenbereiche und / oder Aufgabenzuschnitte, Arbeitsabläufe etc. nicht geändert haben, sind die Fallzahlen anzupassen. Sollten sich Arbeitsabläufe geändert haben, sind auch die Prozesse und Bearbeitungszeiten anzupassen.
Dabei sind die technische Weiterentwicklung (IT) und deren Auswirkungen auf die Aufgabenerledigung immer zu beachten.
Eine fortlaufende, regelmäßige Aufgabenkritik ist einzubeziehen.
Für die einzelnen Basisdaten gelten die folgenden Aussagen, die in den nächsten Abschnitten näher erläutert sind.
1. a) Aufgabenkritische Betrachtung
Eine PBE kann nur fortgeschrieben werden, wenn die Aufgaben einer ständigen Aufgabenkritik unterliegen. Hierzu ist es wichtig, sich mit mehreren Fragestellungen auseinanderzusetzen:
- Nehmen wir die richtigen Aufgaben wahr? Stimmen unsere Aufgabenpriorisierungen? (vgl. Abschnitt zur Zweckkritik)
- Nehmen wir die Aufgaben richtig wahr? Sind unsere Prozesse effizient gestaltet (vgl. Modul Prozesse)
- Benötigen wir für die Wahrnehmung neuer Aufgaben zusätzliches Personal? (vgl. Abschnitte zur Personalressourcensteuerung und Prognose des Personalaufwands. Die Daten sind später mit analytischen Methoden der PBE zu validieren, wenn die Aufgabe konsolidiert ist.
2. b) Fortschreibung der Arbeitsmengen
Die bereits vorliegenden Zeitwerte sind mit aktualisierten Mengendaten zu einer neuen Personalbedarfsaussage zu verknüpfen. Voraussetzung ist, dass im Vergleich zur ursprünglichen, detaillierten PBE lediglich Veränderungen im Mengengerüst entstanden sind. In mengengesteuerten Bereichen ist so eine aktuelle Personalbedarfsaussage schnell möglich.
3. c) Fortschreibung der Bearbeitungszeiten
Voraussetzung für die Fortschreibung von Bearbeitungszeiten ist, dass die Aufgaben- und Tätigkeitskataloge wiederkehrend aktualisiert und angepasst werden. Auf diese Weise lassen sich Veränderungen in der Aufgaben- oder Prozesswahrnehmung zeitnah abbilden und können in direktem Zusammenhang eine veränderte Bearbeitungszeit (längere/kürzere Bearbeitungszeiten durch zusätzliche/wegfallende Tätigkeiten) unter Erbringung entsprechender Nachweise begründen. Mit jedem neuen Erhebungszyklus werden die erhobenen Bearbeitungszeiten (sowohl Grund-, als auch Verteil- und Erholungszeiten) überprüft und plausibilisiert und werden dadurch mit jedem Jahr valider. Bei starken Abweichungen oder bestimmten Erkenntnissen sollte eine Plausibilisierung der Bearbeitungszeiten mit analytischen Methoden der PBE erfolgen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn
- im Betrachtungsbereich Rückstände und/oder Mehrarbeit auftreten,
- sich starke Abweichungen in den Bearbeitungszeiten beim SOLL-IST-Vergleich ergeben,
- der Betrachtungsbereich reorganisiert wird oder
- sich neue Rahmenbedingungen ergeben, z. B. Änderung der gesetzlichen Grundlagen oder geringere Haushaltsmittel.
Eine weitere Alternative zur Fortschreibung von Bearbeitungszeiten ist das Schlüsselzahl-Verfahren.