2.4.3.8.1 Vertretung

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Einführung

Wie sind zusätzliche Zeiten für Vertretung anderer Beschäftigter in der PBE zu berücksichtigen?

Gegenseitige Vertretung:

Abwesenheitszeiten aufgrund von Urlaub oder Erkrankung werden bei der Ermittlung der Jahresarbeitszeit einer Normalarbeitskraft als Abzug berücksichtigt. Eine Anrechnung von zusätzlichen Zeiten für wechselseitige Abwesenheitsvertretung ist daher grundsätzlich nicht möglich. Hierbei kommt es jedoch darauf an, dass zwei Arbeitsplatzinhaberinnen bzw. Arbeitsplatzinhaber gleiche Tätigkeiten ausüben und die Vertretung auch in gleichem zeitlichem Umfang erfolgt. Wird die Vertretung in unterschiedlichem Umfang wahrgenommen, sollten die Vertretungsaufgaben erhoben und mit entsprechenden Arbeitsmengen und Bearbeitungszeiten hinterlegt werden. Nur so kann festgestellt werden, ob im Vertretungsfall alle anfallenden Aufgaben auch tatsächlich wahrgenommen oder bestimmte Aufgaben zum Beispiel gar nicht erledigt werden. Hierüber kann der Aufwand für die Erledigung einer Aufgabe insgesamt festgestellt werden. Eine weitere Untergliederung der Aufgabe "Vertretung" ist nur dann sinnvoll, wenn die Vertretung sich nicht auf alle Aufgabenbereiche der Vertretenen erstreckt. Aufwand und Nutzen zur Ermittlung von Vertretungszeiten müssen in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen.

Einseitige Vertretung:

Im Falle einseitiger Abwesenheitsvertretung ist eine Anrechnung der Vertretungszeiten bei den Vertretenden vorzunehmen. Eine detaillierte Erhebung der Vertretungsaufgaben mit Bearbeitungszeiten und Arbeitsmengen ist erforderlich. Die Abwesenheitsvertretung für Führungskräfte wird häufig als einseitige Vertretung durch Referentenfunktionen oder einzelne Sachbearbeitungen wahrgenommen und ist dort als eigenständige Aufgabe zu berücksichtigen. Es ist im Einzelfall bei den Vertretenden zu erheben, auf wie viele Abwesenheitstage (Urlaub, Krankheit, Dienstreisen) sich die Vertretung erstreckt und welche Führungs- und Leitungsaufgaben die Vertretungstätigkeit abdeckt. Ist die Vertretung auf mehrere Personen verteilt, sind die insgesamt anrechenbaren Vertretungszeiten nicht höher anzusetzen als sie sich bei Vertretung durch eine Person ergäben.

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