Von der Personalressourcensteuerung zur Personalbedarfsermittlung (PBE): Vom Groben ins Detail
Artikel Organisationshandbuch
Viele Behörden befinden sich bereits jetzt in einer regelmäßigen, möglichst jährlichen Fortschreibung ihrer Personalressourcen auf grober Aufgaben- oder Prozessebene. Dies bedeutet, dass die vorhandenen und eingesetzten Personalkapazitäten, in der Regel dargestellt als Vollzeitäquivalente (VZÄ), auf den aktuellen Aufgabenbestand verteilt werden (vgl. Abschnitt Personalressourcensteuerung).
Eine Aufgaben- und Prozessanalyse auf detaillierter Aufgaben- oder Prozessebene erfolgt häufig nicht. Allerdings ist das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 BHO) zwingende Handlungsgrundlage der öffentlichen Verwaltung. Für die Sozialversicherungsträger gilt § 69 Abs. 6 SGB IV entsprechend. Die effiziente Gestaltung der Organisationsstrukturen sowie der sachgerechten Aufgabenerledigung sind ständige Forderungen an ein wirtschaftliches Handeln.
Die Verpflichtung zur Ermittlung des Personalbedarfs ergibt sich für den Bereich des Bundes aus Nr. 4.4.1 der VV zu § 17 BHO, wonach Planstellen nur ausgebracht werden dürfen, soweit sie unter Anwendung angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung sachgerecht und nachvollziehbar begründet sind. Die angemessenen Methoden der Personalbedarfsermittlung (PBE) sind ressortübergreifend verbindlich und werden in dem vorliegenden PBE-Leitfaden beschrieben.
Eine PBE sollte nicht als Einzelmaßnahme durchgeführt werden, sondern in einen kontinuierlichen Prozess der Ziel- und Aufgabensteuerung eingebunden werden. Eng mit der PBE verbunden (am besten integriert) sollten deshalb Aufgabenkritik (Zweckkritik) sowie Prozessoptimierung sein. Eine PBE sollte nur im Umfeld optimierter Prozesse und Organisationsstrukturen durchgeführt werden. Abweichungen sind ggf. zu dokumentieren.
Die PBE dient zunächst dazu, eine Datenbasis zu schaffen. Aus ihrem Ergebnis ist erkennbar, welche Personalressourcen eine Organisation aktuell aufwendet, um ihre aktuellen Aufgaben zu erledigen (IST-PBE). Verbunden mit neuen Aufgaben, einer aufgabenkritischen Betrachtung, einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, (Prozessoptimierung / aktivem Prozessmanagement) werden die Personalbedarfe fortlaufend angepasst (SOLL-PBE und Fortschreibung der PBE) und für den nächsten Zyklus neu geplant (vgl. Fortschreibung der PBE). Durch einen solchen organisationsweiten Steuerungsprozess wird die Behörde in die Lage versetzt, ihre personellen Ressourcen an den Aufgaben entsprechend ihrer Zielorientierung auszurichten.
Die PBE dient folglich nicht allein als haushaltsbegründende Unterlage. Sie schafft vielmehr die Grundlage dafür, bewerten zu können, ob die VZÄ sachgerecht und entsprechend der Behördenziele eingesetzt werden, d. h.:
- immer genau so viele VZÄ zur Verfügung stehen, wie erforderlich sind, um die Aufgaben dauerhaft in entsprechender Qualität zu erfüllen,
- ohne unnötige Kosten und
- unter Berücksichtigung von Auslastung und Qualitätsproblemen sowie
- unter Beachtung von Arbeitszeitgesetz und Tarifverträgen bzw. Kollektivverträgen [8], Gesundheit und Sozialem aber auch Unfallrisiken.
Die PBE ist daher bei der Steuerung von Behörden und Organisationen unverzichtbar (verbesserte Leistung, geringere Kosten), um z. B. auch bei Schwerpunktverlagerungen oder Ressourcenmangel Priorisierungen zu ermöglichen. So können Konflikte um Ressourcen zwischen Bereichen bzw. Personengruppen reduziert bzw. von vornherein vermieden werden.
Fußnote
[8] „Form eines Vertrages, der nicht zwischen einzelnen Vertragsparteien, sondern verbindlich für ein Kollektiv geschlossen wird. Oberbegriff für Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung bzw. (im öffentlichen Dienst) Dienstvereinbarung (…) Beispiele für Kollektivverträge auf Bundesebene sind die Bundesmantelverträge, in denen die Einzelheiten der Organisation der vertragsärztlichen Versorgung festgelegt sind.“ (Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon)