Workshop & Moderation

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Methoden und Techniken

Überblick und Definition

In Workshops setzen sich Menschen in kleineren Gruppen über einen halben, bis zu zwei Tage hinweg mit einer bestimmten Thematik intensiv und interaktiv auseinander, erlernen dabei neue Fähigkeiten oder wenden bestehende an. Beispielsweise können Daten erhoben (Aufgaben, Bearbeitungszeiten, Mengen etc.), Konzepte erarbeitet (vgl. auch Brainstorming) oder Lösungsansätze für ein Problemfeld erarbeitet werden. Ziel eines Workshops oder einer modularen Workshopreihe ist es, Entscheidungen zu treffen oder auch den Gruppenzusammenhalt zu stärken.

Ein Workshop sollte stets moderiert werden. Am besten eignet sich hierzu eine externe Person, da diese nicht emotional bzw. fachlich im Thema „gefangen“ ist.

Der Schwerpunkt liegt dabei auf der gemeinsamen Arbeit an einem gemeinsamen Ziel. Die Moderation steuert die Kommunikation in den Arbeitsgruppen, wobei die Gruppe kooperativ und gemeinschaftlich zu einem bestimmten Ziel oder Ergebnis geführt werden soll.

Mögliche Formate und Inhalte von Workshops / modularen Workshopreihen

Abbildung 1: Formate, Zweck & Inhalte von Workshops Abbildung 1: Formate, Zweck & Inhalte von Workshops (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Abbildung 1: Formate, Zweck & Inhalte von Workshops

Aufbau: Vom Konzept zur Durchführung

Abbildung 2: Workshop-Design Abbildung 2: Workshop-Design (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Abbildung 2: Workshop-Design

Für die Planung und Vorbereitung des Workshops lohnt es sich, dem in der Abbildung 2 dargestellten Workshop-Design zu folgen:

1. Status quo?:
Was ist das Problem bzw. die Herausforderung, die gelöst werden soll?

2. Ziele und erwartete Ergebnisse:
Was soll im Workshop erreicht werden?

  • Was sind Zweck bzw. Inhalte?

    • Information oder Wissenstransfer, Schaffung eines einheitlichen Verständnisses, …
    • Lösung eines Problems oder von Konflikten,
    • Erhebung von Daten, z. B. Aufgaben, Prozessen, Kennzahlen …,
    • Konzeption, z. B. für eine neue Veranstaltung,
    • Entscheidung, z. B. auf Basis verschiedener Entscheidungsvorlagen …
  • Welche Resultate sollen nach Ablauf der Zeit stehen? Orientiert am Zweck bzw. Inhalt, bspw.:

    • Die Teilnehmenden sind vollumfänglich informiert und ihre Fragen sind beantwortet.
    • Das identifizierte Problem ist gelöst oder es gibt einen Fahrplan für die weiteren Schritte der Problemlösung.
    • Die Konflikte sind benannt und entweder ausgeräumt, oder es sind Maßnahmen getroffen, um die Konflikte weiter zu „bearbeiten“.
    • Die gewünschten Daten sind vollständig erhoben.
    • Das Konzept ist entworfen, aber noch nicht qualitätsgesichert oder abgestimmt.
    • Die Entscheidung wurde herbeigeführt und dokumentiert.

3. Konkrete Zeitplanung:

  • Wann startet und endet der Termin?
  • Wieviel Zeit ist insgesamt geplant und wie wird diese genutzt (Pausen, ggf. Zeit für Netzwerken/Austausch etc.)?
  • TIPPS:

    • Zwei kurze Sessions sind produktiver als eine lange
    • Aktivitäten zwischen 45 und 60 Minuten lang halten
    • Zwischen den Sessions Pausen sowie Pufferzeiten einplanen, sollte sich eine Aktivität in die Länge ziehen
    • Variabel in der Zeitplanung bleiben, bspw. ein anfängliches Brainstorming von 10 Minuten, anschließend 30-minütiger Einzelarbeit und darauffolgend eine 10-minütige Diskussion über die Ergebnisse

4. Teilnehmende:

  • Wer nimmt teil und in welcher Rolle (Fachexperten / Führungskräfte / Moderator*in / …)?
  • Wer muss bei der Zielerreichung und Ergebniserstellung zwingend mitwirken? (Grundlage: Stakeholderanalyse, Arbeitshilfen des Digibaukastens)
  • TIPPS:

    • kleine Workshops mit wenigen Stakeholdern sind häufig produktiver als große Runden
    • je mehr Teilnehmende, desto länger dauert in der Regel der Workshop; bei größeren Gruppen können Teams gebildet werden, um den Workshop trotz großer Teilnehmendenzahl umsetzen zu können

5. Vorgehen:

  • Wie wird gearbeitet (z. B. in Kleingruppen oder im Plenum)?
  • Welche Methoden kommen zum Einsatz (Brainstorming, World Café, Themen-Café, Fishbowl-Diskussion, Open-Space-Konferenz, Zukunftskonferenz, Flüstergruppen, Marktplatz, Walk around, Barcamp, agile Methoden wie Scrum, Kanban, Red-Dot-Konversation, …)?

6. Räumlichkeiten / Location:
Wo findet der Workshop statt?

  • anhand von Zielen, Ergebnissen und Personen festlegen, ob z. B. ein Raum oder mehrere kleine (Kreativ-)Räume, oder eine ganze Tagungsstätte mit größeren und kleineren Räumen geeignet ist. [1]

7. Material & Ausstattung:
Womit erarbeiten die Teilnehmenden die Ergebnisse?

  • Methodenabhängige Bereitstellung von Material, wie z. B.

    • Papier mit Stiften an Tischen bzw. mittels Flipcharts und Metaplanwänden,
    • digitale Whiteboards,
    • Tablets/Laptops, oder

Rollenkonzept für den Workshop

Wer erfüllt welche Aufgaben, hat welche Kompetenzen und verantwortet welche Ergebnisse?

Abbildung 3: Rollenkonzept für den Workshop Abbildung 3: Rollenkonzept für den Workshop (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Abbildung 3: Rollenkonzept für den Workshop

  • Die bzw. der Organisator*in bereitet den Workshop vor und konsolidiert die Arbeitsergebnisse. Er/Sie ist dafür verantwortlich, dass die richtigen Teilnehmenden zur richtigen Zeit im richtigen Raum zusammenkommen.
  • Die Moderation[2] führt durch das Treffen und interagiert mit den Teilnehmenden. Er oder sie muss nicht zwangsläufig Fachexperte des Themas sein. Manchmal ist es sogar vorteilhaft, wenn die Moderation das Fachgebiet nicht kennt, mit neugierigen neutralen Fragen den kreativen Austausch der Gruppenmitglieder fördert und die Teilnehmenden bei der Zielerreichung unterstützend begleitet. So werden häufig durch die Moderation schlummernde Ideen geweckt, gemeinsame Konfliktlösungen erarbeitet und die Teilnehmenden in der Entscheidungsfindung unterstützt. Die Moderation behält Gruppendynamik, Rollenverteilung, Gesprächsatmosphäre und vereinbarte Workshopregeln im Blick.
  • Der bzw. die Schriftführer*in sorgt dafür, dass die (Zwischen-)Ergebnisse des Workshops festgehalten werden. Dies kann in Form einer Besprechungsmitschrift, eines Fotoprotokolls oder einer Videoaufzeichnung erfolgen und hängt vom Termin und seinen Zielen ab. Sinnvoll ist es, dass der/die Schriftführer*in die Inhalte des Workshops grob kennt.
  • Die Teilnehmenden erzeugen im Workshop Ergebnisse unter der Leitung der Moderation. Sie haben Detail- bzw. Fachkenntnisse, kennen die Anforderungen, Rahmenbedingungen etc.[3]

Die Moderation – eine entscheidende Rolle zum Gelingen von Workshops

Praktische Erfahrungen zeigen, dass in Gesprächsrunden und Workshops durch unsystematische Gesprächsführung häufig wertvolle Arbeitszeit gebunden wird. Zwischenmenschliche Konflikte werden auf der Sachebene ausgetragen und Diskussionsinhalte zu den definierten Themen schweifen ab. In der Folge kommt es zur „Vertagung" der eigentlich dringend benötigten Ergebnisse oder dem Abbruch eines erfolglosen Gesprächs. Der Moderation kommt deshalb eine äußerst wichtige Rolle für die Erreichung der Ziele eines Workshops zu. Während die teilnehmenden Personen für die inhaltlichen Beiträge zuständig sind, hat die moderierende Person die Verantwortung für den zeitlichen und strukturellen Ablauf sowie die Dokumentation der Ergebnisse. Durch gezielte Fragestellung oder Thesen unterstützt sie die Gruppe bei der Erarbeitung der Ergebnisse und sorgt dafür, dass der rote Faden im Meinungsaustausch erhalten bleibt. Die Inhalte und Ergebnisse des Workshops fasst sie in klarer und verständlicher Form zusammen.

Aufgaben der Moderation in Workshops

Aufgaben der Moderation in einem Workshop sind:

  • Definition des Workshop-Ziels,
  • Gestaltung des Gesprächsverlaufs (Dramaturgie),
  • Organisatorische Vorbereitung,
  • Einführung in die Thematik,
  • Steuerung der Diskussion/des Gesprächs
  • Inhaltliche Klärung bei Unklarheiten,
  • Einhaltung des zeitlichen Rahmens
  • Visualisierung und Dokumentation der Ergebnisse.

Steuerungsmittel der Moderation

Für die Steuerung der Gruppe werden bei der Moderation verbale Steuerungsmittel, unterstützt durch nonverbale Steuerungsmittel (Mimik, Gestik, Tonfall), eingesetzt:

Verbale SteuerungsmittelErklärungauffordernde Gestik oder Mimik

Fragen stellen

„Wer fragt, der führt" – Durch gezielte Fragen kann die Gruppe in eine gewünschte Richtung gelenkt werden.

auffordernde Gestik und Mimik

Fragen müssen grundsätzlich präzise und eindeutig sein.
Aktives Zuhören bedeutet, dass die von der Gruppe eingebrachten Inhalte tatsächlich wahrgenommen und gewürdigt werden.
Aktives ZuhörenEs können sich zum Beispiel die weitere Vorgehensweise und Fragestellung der Moderation ändern, wenn sich durch Ideen und Gedanken der Gruppe Veränderungen ergeben. Reagiert die moderierende Person nicht auf Antworten der Gruppe und fährt nach einem starren Schema fort, führt dies möglicherweise zur Demotivation.Kopfnicken
ZusammenfassenNach jedem Zwischenergebnis, oder nach Abschluss eines wichtigen Arbeitsschrittes zieht die moderierende Person ein Fazit.
Zum einen wird damit die Gruppe wieder auf denselben Diskussionsstand gebracht, zum anderen wird verdeutlicht, dass Ergebnisse erzielt worden sind. Dies kann zur Motivation der Gruppe beitragen.

Praxistipp für die Moderation: Offene Fragen (W-Fragen) stellen und Teilnehmende aktivieren. Mit systemischen und starken Fragen arbeiten:[4]

  • Hypothetische
    Fragen

    "Angenommen, wir wollen diesen Weg so gehen. Was bedeutet das?"

  • Konkretisierende Fragen

    "Was meinen Sie genau mit …?"

  • Analytische
    beziehungsweise
    klärende Fragen

    Woher? Weshalb? Wieso?

  • Lösungsorientierte Fragen

    "Wie wollen wir weiter vorgehen?"

  • Geschlossene
    Fragen bringen
    Dinge auf den
    Punkt und
    grenzen ein:

    Ja/Nein
    "Wollen wir beschließen, dass …?"

  • Alternativfragen

    "Ist Vorschlag A oder B geeignet?"

Praxistipps für die Moderation: Situationen und Reaktionsmöglichkeiten

Wie kann ich zu Beginn eine Diskussion/Workshop einleiten?

Vorstellungsrunde (wenn Teilnehmende sich noch nicht kennen)

  • Gerne zwanglos: "Ich lade Sie ein, sich vorzustellen. Machen Sie gerne mit." / „Bitte stellen Sie sich der Reihe nach vor.“ anstatt: Sie müssen, oder sollen sich jetzt vorstellen
  • Je nach Teilnehmerzahl den Hinweis „kurz“ bei der Einleitung hinzufügen, um zu vermeiden, dass die Vorstellungsrunde zu lang wird
  • Hinzufügen, dass nach der Vorstellung, vom Vorstellenden die nächste Person benannt wird – um aufkommende Pause vermeiden, die entstehen, weil niemand weiß, wer als Nächstes dran ist
  • Weitere Möglichkeit: Sich als Moderation selbst vorstellen um vorzuleben, welche und wie viele Informationen gegeben werden sollen

Eröffnungsfragen/ Mögliche Spiele für einen positiven Einstieg in den Workshop / Die Diskussion

Immer abhängig vom Teilnehmerkreis/Zielgruppe und je nachdem wie gut sich die Teilnehmenden bereits kennen

  • Klassische Eröffnungsfragen

    • Wer sind Sie? / Wie geht es Ihnen heute? / Was genau möchten Sie zum Gelingen dieses Workshops/dieser Diskussion beitragen? / Welche Frage möchten Sie am Ende des Tages geklärt haben?
    • Was treibt Sie an? / Worüber freuen Sie sich im Arbeitsalltag? / Worauf sind Sie stolz? /
    • Worauf freuen Sie sich am Anfang eines Arbeitstages?

      Wenn sich die Leute schon kennen:

    • Was schätzen Sie an dieser Gruppe? Warum arbeiten Sie gerne mit den Teilnehmenden zusammen?
  • Stimmungsbild zu Beginn spielerisch ermitteln:

    • z.B. mittels Digi-Paule Raster Karte (LINK)/ oder Auswahl von symbolischen Figuren um einzuordnen "Wie geht es Ihnen heute? / Als welches Paulchen/Welche Figur sehen Sie sich grade?"
    • Ein Sternchen auf einem virtuellen Whiteboard setzen lassen (z.B. Stimmungsthermometer)

Wie unterbreche ich freundlich?

Jemand spricht ohne Unterbrechung (Vielredner/-innen).

  • Zu Beginn des Termins alle Teilnehmenden auf bestimmte Regeln hinweisen: Es gibt eine Agenda, alle Teilnehmenden haben die gleiche Möglichkeit sich zu beteiligen, sich per Handzeichen zu melden, es wird unterbrochen u.a. bei zu langen Wortmeldungen etc.
  • Hinweis zu Beginn, dass alle ein wenig auf die Zeit achten sollen, aber man selbst als Moderation ebenfalls Timeboxing betreibt / Zudem ankündigen, dass wenn nötig an der einen oder anderen Stelle die Diskussion zurück zum Thema geführt wird
  • Zeit einräumen (Timeboxing): mögliches Arbeitsmittel: Glocke und evtl. eine Stoppuhr an der Wand
  • Zwischenstand zum Timeboxing geben (um andere mit in die Verantwortung zu nehmen) - bspw. „Kurze Info zum Timeboxing: "Wir sind aktuell 10 Minuten hinter der Zeit, daher wäre es super, wenn wir im nächsten Agendapunkt ein bisschen Zeit aufholen können."/
  • Bei Einleitung des nächsten Agendapunkts erwähnen, wieviel Zeit hierfür eingeplant ist. Die Teilnehmenden der Reihe nach reden lassen (mit Zeitvorgaben)
  • Gezielte Gegenfragen
  • Mit Namen ansprechen
  • Versuch Atempause/Satzenden zu nutzen: „Danke für Ihre Anmerkungen, haben die anderen Ergänzungen?“ / "Vielen Dank für diesen Beitrag. Mit Blick auf die Zeit …"

Wie bekomme ich Extrovertierte leiser?

Jemand hat einen extrem hohen Redeanteil. / Andere Personen kommen nicht zu Wort.

  • Timeboxing / Regeln für Wortmeldungen gemeinsam festlegen
  • Kleingruppen Ergebnisse vorstellen lassen (z. B. bei Sammlung von Post-its): "Jetzt kann von jeder Gruppe eine Person mal vier Post-its vorlesen. Und um Zeit zu sparen, meine ich wirklich vorlesen, nicht vorstellen."
  • die extrovertierte Person mit schwierigen Fragestellungen beschäftigen
  • dies offen ansprechen und auch die anderen der Gruppe miteinbeziehen
  • Kleingruppen bilden
  • die Person besondere Aufgaben erledigen lassen, ohne sie vorzuführen
  • der Person eine Rolle im Workshop zuweisen (bspw. soll diese Notizen auf einem Flip Chart sammeln)

Jemand scheint verärgert/aufgebracht, oder mental nicht bei der Sache zu sein.

  • versuchen, auf die Gefühlsebene zu wechseln
    z.B. "Sie wirken aufgebracht /besorgt/ verunsichert? Können wir kurz darüber sprechen?" Andere Möglichkeit: "Ich habe das Gefühl, einige sind gerade nicht einverstanden mit xy. Kann ich ein kurzes Feedback von Ihnen haben, wie Sie die Situation hier gerade erleben?"
  • versuchen, einen gemeinsamen Nenner zu finden
    á la "Wir wollen doch sicher beide dasselbe, nämlich, dass …“ (Win-Win Situation erzielen)

Wie hole ich Leute ab, die skeptisch sind?

Jemand stellt ständig kritische Fragen und lässt sich nicht abholen.

  • darum bitten, erstmal zuzuhören, sich auf den Termin/das Thema einzulassen; Zeiträume für Fragen zur Verfügung stellen
  • positive Beispiele nennen / begründen, was der Sinn ist
  • mögliche Vorteile aufzeigen und Hintergründe erklären
  • nach dem Grund und dem Kernproblem fragen / mögliche Infos ggf. spielerisch herauskitzeln
  • Einwände erfragen, ernst nehmen und versuchen, diese zu entkräften bzw. fragen, was derjenige sich wünscht
  • Kritikpunkte nach Möglichkeit vorab erfassen / erfragen und im Termin aufgreifen
  • nach Möglichkeit individuell auf die Personen und ihre Sorgen / Ängste eingehen
  • (systemisch) Fragen stellen: "Welche Bedenken haben Sie?" Dann in der Gruppe: entspannt und wild Lösungsalternativen sammeln und diese ranken lassen.
  • Befürchtungen klar äußern lassen, um daraus diejenigen selbst Ideen entwickeln zu lassen
  • Chance zur Äußerung geben, meist wollen diese Personen nur gehört werden. Ggf. an deren Beispielen die Vorteile aufzeigen

Wie können wir introvertierte Personen zu Wort kommen lassen?

Jemand sitzt teilnahmslos dabei und sagt nichts.

  • Bei der Erstellung der Agenda introvertierte Personen direkt mitdenken.
  • Beispiel: Wenn man immer nur in der großen Gruppe sammeln lässt, melden sich eher die Extrovertierten. Gibt man bspw. allen Teilnehmenden 5 Minuten Zeit, über eine Frage nachzudenken, und diskutiert diese erst dann, haben introvertierte Menschen Zeit, sich zu „trauen“. Sie trauen sich dann eher, wenn sie vorher Zeit hatten zu überlegen, was sie sagen.
  • Sammeln von Wortbeiträgen im Chat
  • Sammeln von Beiträgen im virtuellen Whiteboard
  • gezielt, aber sensibel mit Namen ansprechen und nach Meinung fragen; Beispiel: "Herr XY. Schildern Sie mal, wie sehen Sie denn die Situation?" "Wie sind Ihre Erfahrungswerte zu XY?"
  • beobachten + sich persönliche Dinge merken und ansprechen/aufgreifen (z. B. Hobbys o. ä., wenn es passt/sich anbietet)
  • schriftlich arbeiten lassen (Post-It)
  • Kleingruppen zum Austausch bilden und ggf. 1-2-4-All Methode nutzen oder auch kleine "Murmelgruppen" bilden (bspw. 2 Personen)
  • er Reihe nach Vorgehen und wenn es sich anbietet, Beiträge der Reihe nach einfordern, d. h. jeder muss etwas sagen
  • (systemisch) Regel einführen: Einfache Frage(n) stellen mit der Regel jede/r antwortet kurz (Schlagwort)
  • sofern die Zeit es zulässt, Rückmeldungen aus der gesamten Runde abfragen

Was mache ich, wenn keiner etwas sagt? Wie gehe ich mit Schweigen um?

Die Moderation hat eine Frage/Aufgabe an die Runde gestellt und erhält als Reaktion nur betretenes Schweigen.

  • Frage nochmal anders formulieren (vielleicht war die Frage unklar gestellt). Oder vorher abfragen: "Ist verständlich, was ich mit meiner Frage meine?"
  • biografische Fragen stellen, um die Teilnehmenden besser kennenzulernen
  • Fragen zu den Ergebnissen stellen
  • Impulsfragen mitbringen, für die Zeiten, wenn Stille herrscht
  • konkrete, offene Fragen stellen
  • einen Fragekatalog in der Hinterhand haben
  • kein Vorweg-Nehmen von Antworten/Lösungen; Stille gewisse Zeit lang aushalten und der Runde zunächst zutrauen, dass eine Fragestellung richtig verstanden wurde (Wertschätzung)
  • (systemisch) (starke) Fragen zum System stellen z. B. vielleicht liegt hier etwas in der Historie im Argen, etwa: Die Betreffenden haben dieses Verfahren schon X-Mal über sich ergehen lassen; d. h. mit Fragen dieses andere Thema ans Licht holen (dann findet man dort ggf. “Ursachen“ und kommt zu möglichen Lösungen ins Gespräch)
  • "Murmelgruppen" bilden, die bspw. Stichworte für eine Themen-/Ideensammlung sammeln
  • Grund für Schweigen erfragen: Wenn alles nichts hilft und immer noch alle schweigen, dies offen ansprechen: "Sie sind gerade auffällig still. Geben Sie mir ein kurzes Feedback, warum das so ist?"

Man erhält dennoch keine Reaktion auf die ausgehaltene Stille.

  • Verständnis überprüfen: "Gibt es noch etwas zu klären / Rückfragen zu der Frage/Aufgabe?"
  • ggf. Hilfestellungen, Impulse mit einbringen, wenn keine Reaktion erfolgt, zum nächsten Thema übergehen
  • ggf. Medium ändern (z. B. von Präsentation zu auf Kärtchen anpinnen / Stichworte in den Chat schreiben o. ä.) /Körperhaltung/ Raum/Zeit o. ä. ändern
  • kleinere Gruppen bilden, in denen sich die Teilnehmenden eher trauen, zu sprechen (2-3 Personen)

Wie gehe ich mit Personen um, die sich nicht verständlich ausdrücken?

Jemand drückt sich unklar/missverständlich aus.

  • Verständnis überprüfen/Missverständnisse vorbeugen: "Meinen Sie das so und so?" "Habe ich Sie da richtig verstanden, dass …"
  • Summarize Technik: "Ich fasse noch einmal zusammen... - Habe ich das alles so richtig wiedergegeben?"

Wie gehe ich mich Fragen und Ideen um, die zwar interessant sind, aber nicht genau ins aktuelle Thema passen und ggf. den Rahmen sprengen würden?

Jemand hat Ideen außerhalb des aktuellen Themas

  • Nicht ignorieren, sondern auf einem „Ideenparkplatz“ zwischenparken, um es später oder zu einem anderen Workshop wieder aufzugreifen

Wie kann ich zum Schluss eine Diskussion/Workshop beenden?

Abschlussrunde

Check-Out Fragen (Ausstiegsfragen)
Ideen z.B. auf: https://www.checkin-generator.de/

Besondere Rolle der Moderation[5]

(1) Die Teilnehmenden hören und sehen – neutrale Position der Moderation:
Wenn jede/r Teilnehmende für sein Thema brennt, aber doch nicht alle ihre Gedanken und Ideen gleich stark mit einbringen, ist die Moderation gefragt: Sie verschafft allen gleichermaßen Gehör und bindet Einzelne mit entsprechenden Moderationstechniken ins Geschehen ein. Die Moderation berücksichtigt somit unterschiedliche Erfahrungen und Kompetenzen, aber auch Wünsche und Bedürfnisse bei der Ergebnisentwicklung.

(2) Fokus auf die zielführende und strukturierte Bearbeitung der Themen legen – lenkende Funktion der Moderation:
Wenn viele kreative und motivierte Teilnehmende aufeinandertreffen, gilt es, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Die Moderation strukturiert, priorisiert und leitet weitere Arbeitsschritte im Workshop ein. Sie behält den roten Faden im Blick und trennt Wesentliches vom Unwesentlichen.

(3) Entscheidungen gemeinsam herbeiführen und transparent machen – die Moderation als Vermittler*in und Transparenzverantwortliche/r:
Insbesondere wenn im Workshop Entscheidungen zu treffen sind, die auch künftig von allen Teilnehmenden mitzutragen und umzusetzen sind, ist es wichtig, den Entscheidungsprozess transparent zu machen. Die Teilnehmenden müssen stets auf dem Weg der Entscheidungsfindung bis hin zur Entscheidung mitgenommen werden.

(4) Orientierung wahren trotzt unterschiedlicher Interessen und Fachlichkeiten – die Moderation als Wegweiser*in und Leitplankengeber*in:
Die Moderation hat die wichtige Aufgabe, das Wesentliche im Blick zu behalten, Orientierung zu wahren, sowie die diversen Interessen und das unterschiedliche Fachwissen strukturiert und transparent zu einer gemeinsamen Lösung bzw. Entscheidung zu führen.

Die Rolle der Moderation und der Protokoll-/Schriftführung kann von ein und derselben Person übernommen werden. Gerade bei Workshops, wo zentral an einem Dokument gearbeitet wird, ist ein separates Mitschreiben nicht erforderlich. Es ist in Abhängigkeit des Workshop-Konzepts zu entscheiden, ob beide Aufgaben von einer Person gleichzeitig bewältigt werden können.

Typische Moderationsfallen vermeiden[6]

Pingpong-Falle
Der Zwang, jeden Wortbeitrag umgehend und persönlich selbst zu kommentieren.
Stattdessen:

  • Pausen aushalten können und Beiträge aus der Gruppe abwarten
  • Frage weiterreichen: „Wie sehen die anderen das?“
  • sachliche Spiegelung oder Kommentierung des Beitrages: „Das wäre ein Argument für …“

Anwaltsfalle
Der Zwang, sich zum Anwalt oder Fürsprecher einer Position oder Meinung zu machen.
Stattdessen:

  • inhaltliche Meinungsäußerungen als Rollenwechsel verdeutlichen: „Ich verlasse einmal kurz meine Moderatorenrolle und möchte selbst ein Argument einbringen.”
  • Neugier auf unterschiedliche Positionen entwickeln

Schweigefalle
Der Zwang, bei Diskussionspausen sofort intervenieren zu wollen.
Stattdessen:

  • Pausen als Teil eines kreativen Prozesses begreifen (im Geiste bis 10 zählen)
  • gegebenenfalls neuen Impuls setzen, etwa durch die Erweiterung der Frage oder eine Zusammenfassung
  • im Extremfall Schweigen thematisieren

Vorgehensweise / Durchführung

Die Moderation umfasst mehr als nur die Leitung des Workshops. Um die Ziele des Workshops zu erreichen, ist es notwendig, eine offene Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die durch die Einhaltung einer geordneten und fairen Arbeitsweise geprägt ist. Hierfür sollten Verhaltensregeln vereinbart werden, die allen Beteiligten bekannt sind und deren Einhaltung von der moderierenden Person gewährleistet wird. Die Durchführung des Workshops und die Moderation bestehen aus drei aufeinander folgenden Phasen, am Ende steht die Ergebnisdokumentation:

Abbildung 4: Vorgehensweise / Durchführung Abbildung 4: Vorgehensweise / Durchführung (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Einführung

Die Einführung ist eine erfolgskritische Phase für die Gruppenarbeit, da an dieser Stelle die Basis für die Arbeitsatmosphäre geschaffen wird. Folgender Ablauf ist denkbar:

  • Vorstellung der moderierenden Person,
  • Vorstellung der teilnehmenden Personen,
  • Erläuterung des Themas oder der Problemstellung,
  • Vorstellung des Ablaufs (eventuell gemeinsamer Beschluss einer Tagesordnung inklusive Pausenzeiten) und der Hilfsmittel.

Die Einführungsphase sollte entsprechend ihrer Bedeutung ausreichend Zeit einnehmen. Eine zu frühe Überführung in die sachliche Diskussion kann sich nachteilig auf die Gesprächsatmosphäre auswirken.

Bearbeitung des Themas mithilfe der Moderationsfragen

Im Anschluss an die Einführung folgt die Moderation mit den in der Dramaturgie festgelegten Arbeitsschritten und Fragen. Abweichungen sollten dabei möglichst vermieden werden, da die Gefahr besteht, dass durch Erläuterungen das Ergebnis beeinflusst wird oder Verwirrung entsteht. Für die Moderation können in dieser Phase verschiedene Techniken genutzt werden:

ModerationstechnikErklärung
KartenabfrageDie teilnehmenden Personen schreiben ihre Antworten oder Ideen zur gestellten Frage auf eine Karte.
Die Karten werden eingesammelt und die Ergebnisse strukturiert an einer Pinnwand dargestellt.
ZurufabfrageDie Gruppe gibt direkt Antwort auf die gestellte Frage. Die Antworten werden von der moderierenden Person zusammengefasst und auf eine Karte übertragen, die dann wiederum zur Strukturierung der Idee an die Pinnwand geheftet wird.
GewichtungsfrageWenn während der Moderation eine Entscheidung gefällt werden muss, kommt die Gewichtungsfrage zum Einsatz.
Die verschiedenen Alternativen werden an die Pinnwand geheftet. Die teilnehmenden Personen treffen eine Wahl entsprechend der Vorgaben der moderierenden Person (beispielsweise Auswahl einer oder mehrerer Alternativen).
AufgabenlistenFalls innerhalb der Gruppenarbeit oder Diskussion weitere Aufgaben definiert werden, sind diese tabellarisch zusammenzufassen und mit einer verantwortlichen Person und einem Termin zu versehen.

Die Wahl der Moderationstechnik ist wiederum abhängig vom Ziel des Workshops. Sollen nur Informationen gesammelt werden (beispielsweise bei der Erhebung von Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Mengen) wird anders vorgegangen als bei Fachdiskussionen und Entscheidungsfindungen.

Praxistipp: An einer zentralen Abbildung arbeiten
Workshops funktionieren sehr gut, wenn man die Teilnehmenden Ergebnisse zusammen an einem zentralen Bild entwickeln lässt. Dieses gibt den Beteiligten eine gemeinsame Sprache, eine einheitliche Zielausrichtung, sowie das Gefühl, gemeinschaftlich und arbeitsteilig ein Ergebnis zu produzieren.

Praxistipp: Workshop im Stehen absolvieren
Wenn man die Teilnehmenden den Workshop stehend bestreiten lässt, sind sie in der Regel aktiver und aufmerksamer.
Falls das Treffen sitzend stattfindet, kann man dennoch bewusst aufstehen. Mit der erhöhten Position signalisiert die Moderation den „Anspruch auf Leitung des Termins“, bspw. beim Fragen stellen usw. Und man versprüht als Moderation mit einer stehenden Haltung Energie.

Zusammenfassung/Abschlusspräsentation

Die moderierende Person sollte nach jedem Schritt die Teilergebnisse zusammengefasst präsentieren. So kann sie sichergehen, dass Konsens in der Gruppe herrscht. Sind ungeklärte Aspekte übriggeblieben, sollten diese nochmals angesprochen und deren Behandlung gegebenenfalls auf einen anderen Termin verschoben werden. Zum Schluss wird der Ablauf der Gruppenarbeit oder Diskussion durch die moderierende Person noch einmal nachvollzogen. Alle Arbeitsergebnisse werden zusammengefasst. Es folgt die Verabschiedung.

Ergebnisdokumentation

Die Dokumentation gehört zu den Aufgaben der Moderation. Sie kann an eine Co-Moderation übertragen werden, damit sich die moderierende Person vollständig auf die Gruppe konzentrieren kann. Aufgaben der Co-Moderation sind die Visualisierung und Dokumentation der Ergebnisse, z. B. an der Pinnwand. Um die Zugänglichkeit, Verständlichkeit und Einvernehmlichkeit zu gewährleisten, sollten die Ergebnisse in einem Protokoll zusammengefasst und den Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren können die komprimierten Informationen für Dritte in einer Präsentation (Präsentationstechnik) dargestellt werden.

Praxistipp:
Zu Fotoprotokollen stets eine begleitende textuelle Mitschrift anfertigen.
Hintergrund: Fotoprotokolle sind häufig nur mittelmäßig gut lesbar. Obendrein können Fotos nur schlecht weiterverarbeitet werden. So kann es Sinn machen, die Ergebnisse schematisch auf Präsentationsfolien zu übertragen.


Besonderheiten

Häufig werden Workshops unter erheblichem Termindruck durchgeführt, so dass die ausführliche Planung und optimale Moderationsvorbereitung nicht immer gewährleistet ist. Dennoch sollten vor jeder Gruppenarbeit grundlegende Überlegungen zum Thema stattfinden, um den Erfolg zu gewährleisten. Schlecht vorbereitete Workshops sind häufig erfolglos.

Die Moderation sollte die Gruppenarbeit nicht zu sehr versachlichen und auch ausreichend Raum für zwischenmenschliche Themen lassen. Die Gesprächsatmosphäre wird so aufgelockert.

Durch eine Feedbackabfrage zur Vorgehensweise der Moderation können Fehlentwicklungen verhindert oder zumindest frühzeitig korrigiert werden.

Bei fachlichen Themen neigen Gruppen dazu, in akademische Grundsatzdiskussionen abzuschweifen. Dies sollte sofort unterbunden werden.

Eine Gruppe besteht regelmäßig aus eher extrovertierten und eher introvertierten Personen. Die moderierende Person muss deshalb eventuell lange Monologe Einzelner zum geeigneten Zeitpunkt (nämlich dann, wenn sie nicht mehr zielführend sind) abbrechen und damit auch anderen Personen die Möglichkeit geben, eher zu Wort zu kommen beziehungsweise sie zur Beteiligung zu ermuntern.

Die moderierende Person sollte ihre inhaltliche Meinung auf keinen Fall in den Vordergrund stellen. Dies könnte jedoch passieren, wenn die Moderation von einer Führungskraft ausgeführt wird.

Die Einhaltung des geplanten Zeitenrahmens ist äußerst wichtig. Übersieht die moderierende Person die gesetzten Vorgaben großzügig, wird sie damit bei der Gruppe möglicherweise unglaubwürdig und verliert an Autorität.

Finden Workshops virtuell statt, sollten im digitalen Raum mehr Raum für Pausen bzw. Möglichkeiten des Vernetzens eingeplant werden, z. B. durch Formate wie „Speed-Dating“ oder ähnliches.

Vorteile und Risiken von Workshops

Vorteile:

  1. Akzeptanz von Ergebnissen:
    • Die Teilnehmenden in Workshops interagieren direkt: Fragen können unmittelbar geklärt, Missverständnisse persönlich ausgeräumt, Bedarfe unverzüglich abgestimmt und Entscheidungen sofort gefällt werden.
    • Gerade in Organisationsprojekten, die in aller Regel immer organisationale Veränderungen zur Folge haben, ist davon auszugehen, dass die Lösungsvorschläge bei einer gemeinsamen Erarbeitung besser akzeptiert werden und somit leichter umsetzbar sind.
  2. Effizienz der Ergebnisfindung:
    • Durch die Anwendung von Moderationstechniken werden Diskussionen und Gruppenarbeit systematisch und effizient zum Ergebnis geführt.
    • Durch die eingehende Beschäftigung mit der Themenstellung bei der Vorbereitung der Moderation wird die Gefahr gemindert, dass Teilaspekte der Problemstellung vergessen werden.
  3. Stärkung des Wir-Gefühls und des Teamgeists:
    • Gemeinsam erarbeitet Ergebnisse stärken Wir-Gefühl und Teamgeist.
    • Manche Teilnehmende empfinden Workshops, ggf. an einen anderen Ort, als kreative Abwechslung von ihrem klassischen Arbeitsalltag.

Risiken:

  • Unterschiedliche Qualitäten in den Ergebnissen: Wie erfolgreich ein Workshop und wie hoch die Ergebnisqualität ist, hängt stark von der Organisation und den Teilnehmenden ab.
  • Hoher Zeit- und Kostenaufwand: Gerade die Vorbereitung der Workshops ist sehr zeitaufwändig und je nach Ort und Art der Durchführung auch kosten- und personalintensiv.
  • Schwierige Terminfindung: Je nachdem, wer (nach eingehender Stakeholderanalyse) teilnehmen soll, kann es schwierig sein, einen Workshop-Termin zu finden, insbesondere dann, wenn die Teilnehmenden aus ihrem „normalen“ Arbeitsalltag herausgeholt werden müssen.
  • Hohe Anforderungen an die Moderation: Sie erfordert zusätzlichen Aufwand, viel Erfahrung, Schlagfertigkeit und flexibles Denken. An die Übertragung der Moderatorenfunktion werden hohe Anforderungen gestellt.

Arbeitshilfen

  • Workshop-Planungs-Canvas (moderne Methoden und Arbeitsweisen des Beratungszentrums des Bundes im BVA)
  • Excel-Agenda für die Workshopplanung des Beratungszentrums des Bundes im BVA
  • Bausteine des Digibaukastens: Workshop Prozesse erheben und Workshop Prozesse gestalten (Beratungszentrum des Bundes im BVA)
  • DIT-Toolbox: „DIT sind eure Methoden“ – Methodensammlung zur Durchführung und Gestaltung von Workshops, Projektgruppe Digital Innovation Team (PG DIT) im BMI, 2020

Quellen- und Literaturverzeichnis

Consulting-LIFE.de, Dr. Christopher Schulz: Der Workshop – im Termin gemeinsam Ergebnisse erarbeiten, München, 2015-2023
business-wissen.de, b-wise GmbH, Autor: Bernd Dieschburg: Tipps für die Moderation und Leitung einer Besprechung; Karlsruhe 2000 - 2023
Agentur für Freundlichkeit, Tanja Baum: Moderation und Moderationstraining; Köln 2023

Fußnote

[1] Beispielhaft seien hier die Räumlichkeiten der Lernwelt der Digitalakademie Bund in Berlin-Kreuzberg und die Lernwelt im GovTech Campus in Berlin-Mitte der Digitalakademie Bund genannt.
[2] In der Praxis werden die Rollen der Organisation und der Moderation häufig von einer Person ausgeführt.
[3] In Anlehnung an: https://www.consulting-life.de/workshop/
[4] Vgl. Bernd Dieschburg, „Tipps für die Moderation“: https://www.business-wissen.de/, abgerufen am 06.03.2023
[5] In Anlehnung an: https://www.agentur-fuer-freundlichkeit.de/ abgerufen am 06.03.2023
[6] Vgl. Bernd Dieschburg, „Tipps für die Moderation“: https://www.business-wissen.de/, abgerufen am 06.03.2023